Chứng thực chữ ký là gì? Thủ tục thực hiện chứng thực chữ ký như thế nào?

Trong các giao dịch hành chính, chứng thực chữ ký đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh tính xác thực và hợp pháp của tài liệu. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ chứng thực chữ ký là gì, được thực hiện trong trường hợp nào và cần chuẩn bị những giấy tờ gì. Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây. 

1. Khái niệm chứng thực chữ ký

Theo Khoản 3, Điều 2, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể yêu cầu chứng thực. Theo Điều 25 Nghị định này, nếu rơi vào một số trường hợp nhất định thì sẽ không được thực hiện chứng thực, ví dụ:

• Người yêu cầu không đủ năng lực hành vi dân sự, không minh mẫn hoặc không kiểm soát được hành vi khi ký.
• Các giấy tờ cấp chứng minh nhân dân/hộ chiếu/căn cước đã hết hạn, bị làm giả.
• Văn bản có nội dung trái pháp luật, vi phạm đạo đức xã hội hoặc chứa nội dung kích động, xuyên tạc.
• Trường hợp hợp đồng hoặc giao dịch không thuộc phạm vi được chứng thực, như chỉ hợp đồng ủy quyền không liên quan chuyển nhượng tài sản hoặc không có thù lao.

2. Giấy tờ cần chuẩn bị và quy trình thực hiện

2.1. Giấy tờ cần xuất trình

Theo Điều 24, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực cần xuất trình:

1. Bản gốc hoặc bản sao chứng thực còn hiệu lực của giấy tờ cá nhân như CCCD hoặc hộ chiếu.
2. Giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký.

2.2. Các bước thực hiện

Tuân thủ 4 bước chứng thực chữ ký. 

Bước 1: Kiểm tra hồ sơ
Cán bộ/chuyên viên kiểm tra giấy tờ cá nhân và văn bản đính kèm. Người yêu cầu phải đủ năng lực hành vi, minh mẫn và không thuộc diện bị từ chối chứng thực.

Bước 2: Yêu cầu ký trực tiếp
Người yêu cầu ký trực tiếp vào văn bản trước mặt người chứng thực. Nếu là văn bản từ hai trang trở lên, phải ký giáp lai; nếu nhiều hơn hai tờ thì dùng dấu giáp lai ở mép trang cuối.

Bước 3: Ghi nội dung chứng thực
Người chứng thực ghi lời chứng theo mẫu quy định, bao gồm:

• Tuyên bố chữ ký là của người yêu cầu.
• Thời gian, địa điểm.
• Tuyên bố trực tiếp nhìn thấy người ký.

Bước 4: Ký và đóng dấu

• Người chứng thực ký tên, ghi rõ họ tên.
• Cơ quan: đóng con dấu chứng thực.
• Ghi nội dung xác nhận trong sổ chứng thực lưu giữ.

2.3. Quy trình tại bộ phận một cửa

Tại các cơ quan áp dụng cơ chế “một cửa, một cửa liên thông”, công chức tiếp nhận sẽ:

• Xác minh đầy đủ điều kiện theo quy định. 
• Yêu cầu người đến ký trực tiếp.
• Tập hợp hồ sơ và chuyển sang người có thẩm quyền để ký, đóng dấu theo quy định.

3. Cơ quan cấp chứng thực và thời gian thực hiện

Chứng thực chữ ký có giá trị pháp lý. 

3.1. Nơi thực hiện chứng thực

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực chữ ký được thực hiện tại các cơ quan sau:

• Phòng Tư pháp cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
• UBND cấp xã: do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch cấp xã thực hiện.
• Cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện ngoại giao: theo thẩm quyền ở nước ngoài.
• Văn phòng công chứng/Phòng công chứng: do công chứng viên thực hiện.

3.2. Thời gian cấp chứng thực

Theo Điều 7, Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Công văn 1352/HTQTCT-CT, thời hạn thường như sau:

• Trong ngày cơ quan tiếp nhận hồ sơ; hoặc tối đa là ngày làm việc tiếp theo nếu nhận hồ sơ sau 15h.
• Một số trường hợp đặc thù (liên quan đến giấy tờ, thủ tục phức tạp) có thể kéo dài.

Như vậy, chứng thực chữ ký số giúp củng cố sự tin cậy trong giao dịch, bảo vệ quyền và lợi ích các bên. Thời gian xử lý nhanh chóng, tương ứng hồ sơ được gửi sớm và đúng thủ tục. Trường hợp đúng điều kiện, bạn gần như sẽ hoàn tất thủ tục trong vòng 1 buổi làm việc.

4. Lợi ích và lưu ý khi chứng thực chữ ký

4.1. Lý do nên thực hiện chứng thực chữ ký

• Tăng tính pháp lý: Chữ ký được chứng thực sẽ có giá trị trước tòa, khi tranh chấp.
• Xác thực danh tính: Giảm thiểu rủi ro giả mạo, gian lận.
• Yên tâm giao dịch: Cả bên giao và nhận tài sản hoặc quyền lợi đều an tâm khi chứng thực đầy đủ.

4.2. Một số vấn đề cần lưu ý

• Chuẩn bị kỹ giấy tờ cá nhân còn hiệu lực (CCCD/hộ chiếu).
• Tránh hồ sơ bị thiếu, sai sót để không phải quay lại làm lại.
• Nắm thời gian hoạt động của cơ quan để tránh gửi hồ sơ quá muộn. 
• Đối với văn bản trang dài, đóng dấu giáp lai và ghi lời chứng ở trang cuối thật chuẩn.

Hy vọng qua bài viết BHXH cung cấp, độc giả đã hiểu rõ chứng thực chữ ký là gì, các bước thủ tục, địa điểm và thời hạn thực hiện. Nếu cần hỗ trợ cụ thể, bạn có thể liên hệ cơ quan Phòng Tư pháp, UBND xã hoặc văn phòng công chứng gần nơi cư trú.