Dấu thời gian hợp đồng điện tử được tạo ra như thế nào?

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hợp đồng điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi trong hoạt động kinh doanh, thương mại và quản trị doanh nghiệp. Dấu thời gian hợp đồng điện tử là căn cứ quan trọng để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng. Tuy nhiên, không phải tổ chức hay cá nhân nào cũng hiểu rõ dấu thời gian HDDT được tạo ra như thế nào, cơ chế hoạt động ra sao và vai trò pháp lý của nó trong giao dịch điện tử. Cùng BHXH tìm hiểu các thông tin ngay dưới đây nhé.

Dấu thời gian hợp đồng điện tử.

1. Dấu thời gian trong hợp đồng điện tử là gì?

Theo Khoản 15, Điều 3, Luật giao dịch điện tử 2024 quy định về dấu thời gian như sau:

Dấu thời gian là dữ liệu điện tử gắn với thông điệp dữ liệu cho phép xác định thời gian của thông điệp dữ liệu đó tồn tại ở một thời điểm cụ thể.

Dấu thời gian trong hợp đồng điện tử được hiểu là thông tin xác nhận thời điểm cụ thể mà hợp đồng được ký hoặc hoàn tất, do một hệ thống kỹ thuật đáng tin cậy ghi nhận. 

Trong giao dịch điện tử, dấu thời gian thường được gắn liền với chữ ký điện tử và được xem là yếu tố quan trọng để đảm bảo hợp đồng không bị chỉnh sửa sau thời điểm ký kết.

2. Dấu thời gian HDDT được tạo ra như thế nào?

Về mặt kỹ thuật và pháp lý, dấu thời gian được tạo ra thông qua dịch vụ cấp dấu thời gian do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy thực hiện. 

2.1. Quy định về dịch vụ cấp dấu thời gian

Căn cứ theo điều Điều 31, Luật giao dịch điện tử 2024 quy định về dịch vụ cấp dấu thời gian như sau:

Điều 3. Dịch vụ cấp dấu thời gian như sau: 1. Dịch vụ cấp dấu thời gian là dịch vụ để gắn thông tin về thời gian vào thông điệp dữ liệu. 2. Dấu thời gian được tạo ra dưới dạng chữ ký số. 3. Thời gian được gắn vào thông điệp dữ liệu là thời gian mà tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian nhận được thông điệp dữ liệu đó và được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian. 4. Nguồn thời gian của tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian phải theo quy định của pháp luật về nguồn thời gian chuẩn quốc gia.

Dịch vụ cấp dấu thời gian là dịch vụ gắn thông tin về thời gian vào thông điệp dữ liệu, được tạo ra dưới dạng chữ ký số. Theo đó, dấu thời gian được ghi nhận là thời gian mà tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian nhận được thông điệp dữ liệu đó và được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian.

2.2. Quy trình tạo dấu thời gian

Quy trình tạo ra dấu thời gian hợp đồng điện tử bằng chữ ký số. 

Dấu thời gian và chữ ký điện tử có mối quan hệ chặt chẽ trong hợp đồng điện tử. Chữ ký điện tử xác nhận chủ thể ký, trong khi dấu thời gian xác nhận thời điểm ký. Sự kết hợp của hai yếu tố này giúp hợp đồng điện tử đáp ứng đầy đủ yêu cầu về tính xác thực, toàn vẹn và không thể chối bỏ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Quy trình tạo dấu thời gian cũng chính là quy trình ký số, xác thực thời gian hợp đồng điện tử được các bên thông qua, cụ thể:

a. Thứ nhất, tạo dữ liệu cần xác nhận thời gian

Khi các bên ký hợp đồng điện tử, hệ thống sẽ tạo ra một bản dữ liệu điện tử của hợp đồng hoặc chữ ký điện tử cần được xác nhận thời điểm ký.

b. Thứ hai, gửi yêu cầu tạo dấu thời gian

Dữ liệu hoặc mã băm (hash) của hợp đồng điện tử được gửi đến hệ thống cung cấp dịch vụ dấu thời gian. Việc sử dụng mã băm giúp bảo mật nội dung hợp đồng và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.

c. Thứ ba, ghi nhận thời gian chuẩn

Hệ thống dấu thời gian sử dụng nguồn thời gian chuẩn, đồng bộ và chính xác (thường là thời gian chuẩn quốc gia hoặc quốc tế) để xác định thời điểm dữ liệu được tiếp nhận.

d. Thứ tư, phát hành dấu thời gian điện tử

Tổ chức cung cấp dịch vụ sẽ gắn thông tin thời gian cùng chữ ký điện tử của mình vào dữ liệu đã tiếp nhận, tạo thành một dấu thời gian điện tử hợp lệ.

e. Thứ năm, gắn dấu thời gian vào hợp đồng điện tử

Dấu thời gian được đính kèm hoặc tích hợp trực tiếp vào hợp đồng điện tử, trở thành một phần không thể tách rời của hồ sơ giao dịch.

3. Vai trò của dấu thời gian trong giao dịch điện tử

Vai trò của dấu thời gian hợp đồng điện tử.

Dưới góc độ doanh nghiệp, cá nhân và các bên liên quan, dấu thời gian mang lại nhiều giá trị quan trọng cho hợp đồng điện tử, bao gồm:

• Xác định thời điểm ký kết hợp đồng một cách chính xác và khách quan;
• Chứng minh hiệu lực pháp lý của hợp đồng trong trường hợp phát sinh tranh chấp;
• Ngăn ngừa việc chỉnh sửa, giả mạo dữ liệu sau thời điểm ký;
• Là căn cứ xác định thứ tự ưu tiên nghĩa vụ, quyền lợi giữa các bên trong giao dịch.

>>> xem thêm: phần mềm hợp đồng điện tử, hợp đồng lao động

Trong các giao dịch có giá trị lớn hoặc chịu sự điều chỉnh chặt chẽ của pháp luật, dấu thời gian được xem là yếu tố bảo đảm độ tin cậy của toàn bộ quy trình ký kết điện tử. Trong nhiều trường hợp, dấu thời gian còn giúp kéo dài giá trị chứng minh của chữ ký điện tử, ngay cả khi chứng thư số của người ký đã hết hiệu lực sau đó.

Có thể thấy, dấu thời gian hợp đồng điện tử không chỉ đơn thuần là thông tin về ngày, giờ ký kết mà là một cơ chế kỹ thuật – pháp lý quan trọng trong giao dịch điện tử. Việc hiểu rõ dấu thời gian hợp đồng điện tử được tạo ra như thế nào giúp doanh nghiệp và cá nhân yên tâm hơn khi sử dụng hợp đồng điện tử, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình trong môi trường số. Trong bối cảnh pháp luật ngày càng hoàn thiện và giao dịch điện tử trở thành xu hướng tất yếu, việc áp dụng dấu thời gian đúng chuẩn chính là chìa khóa để đảm bảo tính an toàn, minh bạch và bền vững cho các giao dịch điện tử.