Hộ kinh doanh có cần chữ ký số khi xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không?

Từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế. Một câu hỏi được nhiều hộ kinh doanh quan tâm là liệu khi sử dụng phương thức này, có cần thiết phải có chữ ký số hay không?

1. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho hộ kinh doanh, đặc biệt trong các lĩnh vực như bán lẻ, ăn uống, dịch vụ cá nhân…

• Tiết kiệm thời gian:

Hóa đơn điện tử được lập và gửi ngay sau khi giao dịch được hoàn tất. Điều này giúp rút ngắn thời gian xử lý so với quy trình lập hóa đơn thủ công hoặc truyền thống. Khách hàng không cần phải chờ đợi, hộ kinh doanh cũng giảm thiểu thủ tục giấy tờ không cần thiết.

• Giảm thiểu sai sót:

Quá trình lập hóa đơn được thực hiện tự động trên hệ thống máy tính tiền, giúp giảm lỗi đánh máy, sai sót trong tính toán, hoặc ghi nhầm thông tin khách hàng. Điều này đặc biệt hữu ích khi phục vụ nhiều khách hàng trong thời gian ngắn.

• Thuận tiện cho người mua:

Khách hàng nhận hóa đơn điện tử tức thời sau khi thanh toán. Đặc biệt, thông tin người mua trên hóa đơn có thể là mã số thuế, CMND/CCCD hoặc hộ chiếu, phù hợp với quy định mới và giúp khách hàng dễ dàng tham gia chương trình “Hóa đơn may mắn” do cơ quan thuế tổ chức.

• Quản lý hiệu quả:

Tất cả dữ liệu hóa đơn được lưu trữ điện tử, giúp hộ kinh doanh dễ dàng tra cứu, thống kê, phân tích doanh thu, và phục vụ các nhu cầu quản trị cũng như quyết toán thuế một cách nhanh chóng, minh bạch.

HĐĐT từ máy tính tiền hỗ trợ hộ kinh doanh hiệu quả.

2. Hộ kinh doanh có phải dùng chữ ký số khi xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không?

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán. Đây là điểm khác biệt đáng lưu ý so với hóa đơn điện tử thông thường.

Tuy nhiên, hộ kinh doanh cần lưu ý:

• Chữ ký số không bắt buộc nhưng hộ kinh doanh vẫn cần đảm bảo hóa đơn được phát hành thông qua hệ thống đã đăng ký và được Tổng cục Thuế chấp thuận.
• Hóa đơn phải tuân thủ định dạng chuẩn, có đầy đủ các thông tin bắt buộc, và được kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý thuế.

>>> Xem thêm: dịch vụ chữ ký số

3. Hộ kinh doanh cần làm gì để đảm bảo tuân thủ đúng quy định mới? 

Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Để triển khai đúng và hiệu quả HĐĐT từ máy tính tiền, các hộ kinh doanh nên chủ động thực hiện các bước sau:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Chủ động liên hệ với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để đăng ký kết nối hệ thống với cơ quan thuế. Chọn nhà cung cấp uy tín, có hệ thống tương thích với yêu cầu kỹ thuật từ Tổng cục Thuế.

• Trang bị hạ tầng công nghệ phù hợp

Cần có máy tính tiền hoặc phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp chức năng lập hóa đơn điện tử và có khả năng kết nối dữ liệu thời gian thực với cơ quan thuế.

• Tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật

Đảm bảo hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ yêu cầu về nội dung, định dạng, thời điểm phát hành. Thường xuyên cập nhật các thông tư, nghị định hướng dẫn để tránh sai sót không đáng có.

4. Tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định

Việc không chấp hành đúng quy định về hóa đơn điện tử có thể gây ra những hậu quả pháp lý và tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh:

• Bị xử phạt hành chính

Các hành vi như không lập hóa đơn, lập sai, hoặc không truyền dữ liệu đúng quy định có thể bị xử phạt theo quy định tại Nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

• Mất uy tín với khách hàng

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, việc không cung cấp hóa đơn hợp pháp có thể ảnh hưởng đến sự tin tưởng và uy tín của hộ kinh doanh.

• Khó khăn trong kê khai, quyết toán thuế

Không sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định sẽ gây trở ngại lớn trong việc tổng hợp doanh thu, báo cáo thuế và làm minh bạch hoạt động tài chính.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là bước tiến tất yếu trong quá trình hiện đại hóa ngành thuế và tăng cường tính minh bạch trong kinh doanh. Mặc dù không bắt buộc phải có chữ ký số hộ kinh doanh cũng cần đảm bảo hệ thống máy tính tiền được kết nối và xác thực đúng chuẩn với cơ quan thuế.

Liên hệ với BHXH chúng tôi để được tư vấn sử dụng chữ ký số phù hợp với hộ kinh doanh của mình ngay hôm nay!