Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không? Hiểu đúng về bản chất

Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm trong bối cảnh chuyển đổi số và các quy định mới về giao dịch điện tử liên tục được ban hành. Việc hiểu đúng bản chất pháp lý của hợp đồng lao động điện tử, căn cứ áp dụng và thời điểm có hiệu lực của các nghị định liên quan là điều rất cần thiết. Bài viết dưới đây phân tích đầy đủ cơ sở pháp lý và làm rõ giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử theo quy định mới.

1. Hiểu về hợp đồng lao động điện tử

1.1 Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Khoản 1, Điều 3, Nghị định 337/2025/NĐ-CP nêu rõ: Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

1.2 Hợp đồng lao động điện tử được quy định ở đâu?

Hợp đồng lao động điện tử không phải là một loại hợp đồng mới. Chỉ khác hợp đồng lao động thông thường ở hình thức thể hiện.

Nội dung, quyền và nghĩa vụ vẫn phải tuân thủ đầy đủ quy định chung về hợp đồng, được quy định tại Luật dân sự 2015, Bộ Luật lao động 2019 và Luật giao dịch điện tử 2023:

• Chủ thể
• Nội dung bắt buộc
• Loại hợp đồng
• Thời hạn
• Chấm dứt, sửa đổi…

Hợp đồng lao động điện tử là một hình thức thể hiện của hợp đồng lao động. Do đó, ngoài việc phải tuân thủ các quy định chung của pháp luật lao động về nội dung và hiệu lực hợp đồng, còn phải đáp ứng các điều kiện pháp lý đặc thù về giao dịch điện tử như thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử và bảo mật thông tin.

Do đặc thù về môi trường điện tử, hợp đồng này còn chịu điều chỉnh bởi:

• Luật Giao dịch điện tử 2023
• Nghị định 23/2025/NĐ-CP
• Nghị định 356/2025/NĐ-CP
• Nghị định 337/2025/NĐ-CP (Có hiệu lực thi hành từ 01/06/2026)

Các vấn đề phát sinh thêm bao gồm:

• Giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu
• Điều kiện để được coi là “bản gốc”
• Chữ ký điện tử có hợp lệ không
• Xác thực danh tính người ký
• Lưu trữ và bảo mật dữ liệu
• Chứng cứ khi tranh chấp

Hợp đồng lao động điện tử không phải là một hình thức bắt buộc

2. Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?

Hợp đồng lao động điện tử hiện nay không bắt buộc phải áp dụng trong mọi trường hợp. Doanh nghiệp và người lao động có quyền lựa chọn giao kết hợp đồng bằng bản giấy hoặc bằng phương thức điện tử, miễn đáp ứng đúng quy định pháp luật.

Theo Điều 14, Bộ luật Lao động 2019 vẫn đang có hiệu lực thi hành:

“Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.”

Như vậy:

• Pháp luật không bắt buộc phải dùng hợp đồng điện tử
• Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy.

Mới đây, Chính phủ ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP, quy định về hợp đồng lao động điện tử, đặc biệt khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử.

Nghị định có hiệu lực từ ngày 1/7/2026, với những quy định chi tiết về việc giao kết hợp đồng lao động điện tử. Tuy nhiên, đây không phải là mốc thời gian bắt buộc sử dụng hợp đồng lao động điện tử hay bãi bỏ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Đây là mốc thời gian cụ thể để áp dụng quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử. Đồng thời, là thời gian để nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được chính thức đưa vào vận hành.

Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy vẫn được sử dụng mà không bị giới hạn hay bãi bỏ.

Pháp luật chỉ khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.

3. Khi nào nên sử dụng hợp đồng lao động điện tử?

Hợp đồng lao động điện tử không bắt buộc phải áp dụng, nhưng trong nhiều trường hợp thực tế, đây là giải pháp phù hợp để tối ưu quản trị nhân sự và đảm bảo tính tuân thủ pháp luật khi giao kết hợp đồng trong môi trường số.

Việc lựa chọn áp dụng nên dựa trên quy mô, mô hình vận hành và nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

3.1 Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhân sự phân tán

Với doanh nghiệp hoạt động đa địa điểm, có nhân sự làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố hoặc làm việc từ xa, việc ký hợp đồng giấy gây phát sinh chi phí chuyển phát, thời gian chờ ký và rủi ro thất lạc hồ sơ.

Hợp đồng lao động điện tử cho phép:

• Ký kết từ xa
• Xác thực danh tính điện tử
• Lưu trữ tập trung trên hệ thống
• Truy xuất nhanh khi cần kiểm tra hoặc thanh tra

Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp đang chuyển đổi số hoặc vận hành theo mô hình linh hoạt.

3.2 Doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng số lượng lớn

Các doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ, sản xuất, logistics, giáo dục, thương mại điện tử… thường xuyên tuyển dụng số lượng lớn lao động thời vụ hoặc hợp đồng xác định thời hạn.

Việc ký hợp đồng giấy hàng loạt sẽ:

• Tốn chi phí in ấn
• Mất thời gian ký từng bộ hồ sơ
• Khó kiểm soát tiến độ ký
• Phát sinh sai sót trong lưu trữ

Sử dụng hợp đồng lao động điện tử giúp:

• Tự động hóa quy trình gửi – ký – lưu
• Kiểm soát trạng thái ký theo thời gian thực
• Đồng bộ dữ liệu nhân sự

3.3 Khi doanh nghiệp muốn chuẩn hóa quản trị pháp lý

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng lao động giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng đủ điều kiện về:

• Tính toàn vẹn của dữ liệu
• Khả năng truy cập khi cần
• Chữ ký điện tử hợp lệ
• Xác thực chủ thể ký

Việc sử dụng hệ thống hợp đồng điện tử đạt chuẩn pháp lý giúp doanh nghiệp:

• Hạn chế rủi ro vô hiệu hợp đồng
• Có chứng cứ điện tử khi xảy ra tranh chấp
• Dễ dàng cung cấp hồ sơ khi cơ quan nhà nước yêu cầu

3.4 Những điều kiện cần đảm bảo trước khi áp dụng

Do đặc thù môi trường điện tử, doanh nghiệp chỉ nên triển khai khi hệ thống đáp ứng đầy đủ các yếu tố:

• Có cơ chế xác thực danh tính người ký
• Có giải pháp chữ ký điện tử phù hợp quy định
• Có khả năng lưu trữ, sao lưu và bảo mật dữ liệu
• Có cơ chế chứng minh thời điểm ký kết

Việc sử dụng giải pháp không đáp ứng chuẩn pháp lý có thể dẫn đến:

• Hợp đồng không được công nhận là bản gốc
• Khó chứng minh giá trị chứng cứ khi tranh chấp
• Rủi ro xử phạt vi phạm hành chính

Doanh nghiệp và người lao động có thể ký hợp đồng lao động điện tử trên iContract

Lựa chọn nền tảng hợp đồng lao động điện tử phù hợp để đảm bảo giá trị pháp lý

Hợp đồng lao động điện tử không đơn thuần là “scan hợp đồng giấy rồi gửi email ký”. Đây là một quy trình pháp lý – kỹ thuật cần đảm bảo đồng thời các điều kiện theo pháp luật lao động và pháp luật về giao dịch điện tử.

Do đó, doanh nghiệp nên sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử được thiết kế chuyên biệt cho môi trường pháp lý Việt Nam, có đầy đủ chức năng:

• Tạo lập và quản lý hợp đồng theo mẫu chuẩn
• Ký số hoặc ký điện tử hợp lệ
• Lưu trữ thông điệp dữ liệu đúng quy định
• Ghi nhận lịch sử giao dịch và thời điểm ký
• Xuất chứng cứ điện tử khi cần

iContract là giải pháp hợp đồng điện tử được xây dựng theo đúng yêu cầu của pháp luật hiện hành, hỗ trợ doanh nghiệp giao kết, quản lý và lưu trữ hợp đồng lao động điện tử một cách hệ thống, minh bạch và đảm bảo giá trị pháp lý.

Như vậy, hợp đồng lao động điện tử không bắt buộc áp dụng trong mọi trường hợp nhưng có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng đúng điều kiện theo pháp luật. Các quy định tại các Bộ Luật, nghị định hướng dẫn chỉ mang tính khuyến khích và chuẩn hóa việc triển khai, không bãi bỏ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Doanh nghiệp cần cân nhắc mô hình vận hành, mức độ chuyển đổi số và lựa chọn nền tảng hợp đồng điện tử phù hợp để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu quản trị nhân sự. Muốn tham khảo nhiều thông tin bạn truy cập BHXH nhé.