Từ ngày 01/01/2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, đánh dấu bước chuyển quan trọng trong việc số hóa quan hệ lao động tại Việt Nam. Lần đầu tiên, Nhà nước thiết lập một khung pháp lý riêng, chi tiết và có tính hệ thống cho việc giao kết, quản lý và lưu trữ hợp đồng lao động điện tử trên phạm vi toàn quốc. Bên cạnh đó, Nghị định 337/2025/NĐ-CP còn đưa ra nhiều cơ chế quản lý mới mang tính đột phá, tác động trực tiếp đến doanh nghiệp, người lao động và các nhà cung cấp giải pháp công nghệ. Cùng BHXH tham khảo thông tin ngay dưới đây.
Hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP
1. Tổng quan về Nghị định 337/2025/NĐ-CP
Nghị định số 337/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 24/12/2025, quy định chi tiết việc thiết lập, giao kết, thực hiện, quản lý và lưu trữ hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử.
Theo Điều 1, Nghị định 337/2025/NĐ-CP, phạm vi điều chỉnh bao gồm: nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động điện tử; điều kiện kỹ thuật và pháp lý để thực hiện giao kết; trách nhiệm của các bên tham gia; cơ chế quản lý dữ liệu HĐLĐ thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.
Về bản chất, Nghị định này là văn bản hướng dẫn chuyên sâu nhằm cụ thể hóa quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và Luật Giao dịch điện tử 2023, đồng thời tạo ra một “hạ tầng pháp lý – công nghệ” thống nhất để triển khai hợp đồng lao động điện tử trên thực tế.
2. Thiết lập nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia
Một trong những điểm mới quan trọng và khác biệt căn bản của Nghị định 337/2025/NĐ-CP là việc thiết lập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia do Bộ Nội vụ chủ trì xây dựng, quản lý và vận hành.
Theo Khoản 1, Điều 5, Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nền tảng này là hệ thống thông tin tập trung, có chức năng tiếp nhận, quản lý, lưu trữ và khai thác dữ liệu HĐLĐ trên phạm vi toàn quốc.
Khác với giai đoạn trước đây, khi mỗi doanh nghiệp tự lưu trữ hợp đồng lao động theo cách riêng, Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã “quốc gia hóa” dữ liệu hợp đồng lao động, tạo ra một cơ sở dữ liệu tập trung phục vụ công tác quản lý nhà nước, thanh tra, kiểm tra và giải quyết tranh chấp lao động.
Có thể hiểu, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia đóng vai trò như một “sổ cái kỹ thuật số” cho toàn bộ quan hệ lao động phát sinh bằng phương thức điện tử.
Bộ nội vụ quản lý dữ liệu nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.
3. Cơ chế cấp Mã định danh (ID) cho từng hợp đồng lao động điện tử
Một điểm đặc biệt khác mang tính kỹ thuật nhưng có ý nghĩa pháp lý rất lớn là cơ chế cấp mã định danh (ID) cho từng HĐLDĐT
Theo Khoản 3, Điều 5, Nghị định 337/2025/NĐ-CP, mỗi hợp đồng lao động điện tử hoặc hợp đồng lao động được chuyển đổi từ bản giấy sang bản điện tử sẽ được Nền tảng cấp một mã định danh duy nhất.
Mã định danh này được sử dụng xuyên suốt trong quá trình quản lý, tra cứu, xác thực và làm căn cứ đối chiếu khi phát sinh tranh chấp hoặc khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến lao động, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân.
Đáng chú ý, Khoản 4, Điều 5, Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định rõ: trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm các bên hoàn tất việc ký kết hợp đồng, nhà cung cấp dịch vụ eContract có trách nhiệm gửi dữ liệu hợp đồng lên Nền tảng để được gắn mã ID. Đây là cơ chế kiểm soát thời gian rất chặt chẽ, hạn chế tình trạng “ký trước – khai sau” hoặc sửa đổi dữ liệu hợp đồng.
4. Công nhận và quản lý vai trò của Nhà cung cấp eContract
Lần đầu tiên, pháp luật lao động Việt Nam ghi nhận chính thức vai trò của Nhà cung cấp dịch vụ eContract trong giao kết hợp đồng lao động.
Theo Điều 3, Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nhà cung cấp eContract là tổ chức, doanh nghiệp cung cấp hệ thống thông tin phục vụ việc tạo lập, ký số, lưu trữ, quản lý và chứng thực hợp đồng lao động điện tử, đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định.
Không chỉ là đơn vị cung cấp phần mềm, Nhà cung cấp eContract còn có trách nhiệm pháp lý trong việc bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu, an toàn thông tin, kết nối ổn định với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia và tuân thủ thời hạn gửi dữ liệu hợp đồng.
Quy định này giúp phân định rõ trách nhiệm giữa doanh nghiệp sử dụng lao động và đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp của thị trường hợp đồng điện tử.
5. Yêu cầu xác thực sinh trắc học nhằm tăng độ tin cậy của hợp đồng điện tử
Một điểm mới mang tính kỹ thuật nhưng rất đáng chú ý là yêu cầu xác thực sinh trắc học trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử.
Theo Khoản 2, Điều 6, Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử có thể áp dụng các giải pháp xác thực hiện đại như: vân tay, khuôn mặt, mống mắt hoặc các phương thức xác thực điện tử khác theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Quy định này nhằm khắc phục lo ngại lâu nay về việc giả mạo chữ ký, ký thay hoặc tranh chấp liên quan đến chủ thể ký hợp đồng. Khi kết hợp chữ ký số, dấu thời gian và xác thực sinh trắc học, hợp đồng điện tử có mức độ tin cậy cao hơn nhiều so với hợp đồng giấy truyền thống.
6. Quy định về điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử
Khác với các quy định trước đây mang tính nguyên tắc, Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã liệt kê chi tiết điều kiện giao kết hợp đồng LĐ điện tử tại Điều 6.
Theo đó, các bên tham gia phải đáp ứng đồng thời: có chữ ký số hợp lệ; sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian; có giấy tờ định danh hợp lệ đối với cá nhân; có giấy tờ pháp lý chứng minh tư cách hoạt động đối với người sử dụng lao động là tổ chức, doanh nghiệp.
Đối với người lao động hoặc người sử dụng lao động là người nước ngoài, Nghị định yêu cầu phải có hộ chiếu còn hiệu lực và thị thực nhập cảnh hợp lệ hoặc giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn thị thực theo quy định.
Việc quy định chi tiết như vậy giúp giảm rủi ro pháp lý khi áp dụng hợp đồng điện tử trong môi trường có yếu tố nước ngoài.
7. Khuyến khích thay thế hợp đồng giấy bằng hợp đồng lao động điện tử
Tại Khoản 3, Điều 4, Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nhà nước chính thức khuyến khích áp dụng hợp đồng lao động thay cho hợp đồng giấy trong quản lý nhân sự và thực hiện thủ tục hành chính.
Đây là thông điệp chính sách rất rõ ràng, cho thấy định hướng lâu dài của Nhà nước là chuyển dịch hoàn toàn sang môi trường số, giảm dần việc sử dụng hồ sơ giấy trong lĩnh vực lao động.
Có thể thấy, Nghị định 337/2025/NĐ-CP không chỉ đơn thuần là văn bản hướng dẫn về hình thức hợp đồng lao động điện tử, mà còn thiết lập một cơ chế quản lý mới dựa trên nền tảng công nghệ tập trung, mã định danh hợp đồng và sự tham gia của các nhà cung cấp eContract. Những điểm đặc biệt này sẽ tác động trực tiếp đến cách doanh nghiệp ký kết, quản lý và lưu trữ hợp đồng lao động trong thời gian tới.
Để lại một phản hồi