6 lưu ý khi ký hợp đồng điện tử trong mua bán hàng hóa xuyên biên giới

Trong bối cảnh thương mại điện tử và hoạt động xuất nhập khẩu phát triển mạnh mẽ, việc ký kết hợp đồng điện tử đang trở thành xu hướng phổ biến. Tại Việt Nam, tính pháp lý của hợp đồng điện tử được ghi nhận trong Luật Giao dịch điện tử 2023 cùng các văn bản hướng dẫn liên quan. Tuy nhiên, khi ký kết hợp đồng điện tử trong mua bán hàng hóa xuyên biên giới, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các vấn đề về pháp lý, xác thực chữ ký số, điều khoản hợp đồng và quy định của từng quốc gia nhằm hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện giao dịch. Cùng BHXH tìm thông tin ngay dưới đây.

6 lưu ý khi ký hợp đồng điện tử mua bán hàng hóa xuyên biên giới.

1. Xác định tính pháp lý của hợp đồng điện tử

Tại Điều 34, Luật Giao dịch điện tử 2023 khẳng định hợp đồng điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu, kể cả khi được giao kết tự động giữa hệ thống thông tin với con người.

Một trong những yếu tố quan trọng khi ký hợp đồng điện tử trong mua bán hàng hóa xuyên biên giới là bảo đảm hợp đồng có giá trị pháp lý. Theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Thông tin trong hợp đồng có thể truy cập và sử dụng được khi cần thiết.
• Nội dung hợp đồng được tạo lập và lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu.
• Các bên tham gia giao dịch có thể xác định được danh tính của nhau.

Đối với giao dịch quốc tế, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định pháp luật tại quốc gia của đối tác để bảo đảm hợp đồng điện tử được công nhận hợp pháp tại cả hai bên.

2. Sử dụng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số hợp lệ

Chữ ký điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận danh tính của các bên tham gia hợp đồng.

Theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý khi:

• Xác định được người ký.
• Thể hiện sự chấp thuận của người ký đối với nội dung hợp đồng.
• Dữ liệu ký không bị thay đổi sau khi ký.

Đối với giao dịch xuyên biên giới, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng chữ ký số được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để tăng độ tin cậy và khả năng được công nhận trong tranh chấp quốc tế. Ngoài ra, các bên cần thống nhất với đối tác về hình thức ký điện tử được sử dụng để tránh phát sinh tranh chấp về hiệu lực chữ ký.

3. Lưu ý về điều khoản giao hàng và thanh toán quốc tế

Quy định rõ điều kiện giao hàng và thanh toán.

Các điều khoản liên quan đến giao hàng và thanh toán cần được quy định rõ ràng trong hợp đồng điện tử, cụ thể:

• Điều kiện giao hàng theo Incoterms.
• Phương thức thanh toán quốc tế như L/C, T/T hoặc thanh toán qua nền tảng trung gian.
• Thời hạn thanh toán và trách nhiệm của các bên trong trường hợp chậm thanh toán.

Các bên cần thống nhất và quy định chi tiết các điều khoản này giúp hạn chế tranh chấp liên quan đến vận chuyển hàng hóa, chi phí logistics và nghĩa vụ thanh toán.

4. Quy định rõ luật áp dụng và cơ chế giải quyết tranh chấp

Trong hợp đồng mua bán hàng hóa xuyên biên giới, các bên thường chịu sự điều chỉnh của nhiều hệ thống pháp luật khác nhau. Do đó, hợp đồng cần quy định rõ:

• Luật áp dụng cho hợp đồng.
• Cơ quan giải quyết tranh chấp (tòa án hoặc trọng tài thương mại).
• Ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng.

Việc xác định rõ các nội dung này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và tạo cơ sở giải quyết tranh chấp khi phát sinh.

5. Đảm bảo khả năng lưu trữ và truy xuất hợp đồng điện tử

Đảm bảo khả năng lưu trữ và truy xuất của các hợp đồng điện tử đã ký kết.

Một đặc điểm quan trọng của hợp đồng điện tử là được tạo lập và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.

Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống lưu trữ đảm bảo:

• Hợp đồng được lưu trữ an toàn, tránh bị thay đổi hoặc mất dữ liệu.
• Có thể truy xuất hợp đồng khi cần phục vụ kiểm toán, giải quyết tranh chấp hoặc thực hiện nghĩa vụ thuế.

Ngoài ra, nên sử dụng các nền tảng quản lý hợp đồng điện tử có khả năng ghi nhận lịch sử ký, thời gian ký và xác thực danh tính người ký để tăng tính minh bạch.

6. Kiểm tra quy định về thuế và hải quan

Trong giao dịch mua bán hàng hóa xuyên biên giới, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định liên quan đến:

• Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.
• Thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.
• Quy định khai báo hải quan và chứng từ thương mại.

Hợp đồng điện tử cần thể hiện rõ trách nhiệm của từng bên trong việc thực hiện các nghĩa vụ thuế và thủ tục hải quan để tránh phát sinh rủi ro pháp lý hoặc chi phí ngoài dự kiến.

Hợp đồng điện tử đang trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động thương mại quốc tế và tối ưu hóa quy trình giao dịch. Tuy nhiên, trong mua bán hàng hóa xuyên biên giới, việc ký kết hợp đồng điện tử đòi hỏi doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến các yếu tố pháp lý, phương thức xác thực chữ ký, điều khoản thương mại và cơ chế giải quyết tranh chấp.

>>> Xem thêm: quy trình ký kết hợp đồng điện tử

Việc nắm rõ những lưu ý khi ký hợp đồng điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo hiệu lực pháp lý của hợp đồng mà còn góp phần giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện giao dịch quốc tế. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật quy định pháp luật, lựa chọn nền tảng ký điện tử uy tín và xây dựng quy trình quản lý hợp đồng chặt chẽ để bảo vệ quyền lợi của mình trong môi trường thương mại toàn cầu.