Ký nháy là khái niệm quen thuộc với nhân viên văn phòng đặc biệt là người làm công tác văn thư. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ ký nháy là gì và quy định ký nháy trong các văn bản hành chính. Những thông tin dưới đây BHXH sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn và tránh sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ, văn bản.
Giải đáp ký nháy là gì.
1. Ký nháy là gì? Mục đích của ký nháy
Trong các văn bản hành chính, ký nháy trở thành thông lệ và được áp dụng rộng rãi. Việc sử dụng chữ ký nháy nhằm mục đích nhất định, là thông điệp ngầm trong nội bộ doanh nghiệp, hoặc những người cùng làm việc với nhau.
1.1. Ký nháy là gì?
Ký nháy (hay còn gọi là ký tắt) là việc cá nhân thực hiện ký tắt vào văn bản, tài liệu, hợp đồng hoặc hồ sơ trước khi trình lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền ký chính thức.
Trong doanh nghiệp, đơn vị người ký nháy thường là người soạn thảo hoặc bộ phận pháp chế, người kiểm tra nội dung, kế toán, tài chính hoặc các trưởng phòng, phó phòng liên quan trước khi trình lãnh đạo ký. Việc cá nhân ký nháy thể hiện sự đồng ý với nội dung hoặc xác nhận đã kiểm tra, soạn thảo, hiệu chỉnh văn bản trước khi phát hành.
>>> xem thêm: đăng ký chữ ký số, chữ ký số
1.2. Mục đích của việc ký nháy
Việc ký nháy có ý nghĩa quan trọng trong công tác kiểm soát nội dung và trách nhiệm trong quá trình xử lý văn bản, cụ thể:
- Xác nhận đã kiểm tra nội dung: Người soạn thảo, kiểm tra hoặc phụ trách nội dung ký nháy để xác nhận nội dung văn bản đã đúng và đủ.
- Tránh sửa đổi trái phép: Khi có chữ ký nháy ở từng trang, việc chỉnh sửa nội dung sau đó mà không thông báo sẽ dễ bị phát hiện.
- Thể hiện trách nhiệm cá nhân: Mỗi chữ ký nháy là một dấu hiệu rõ ràng cho thấy ai đã rà soát và chịu trách nhiệm trước khi văn bản được ký chính thức.
Mục đích của việc ký nháy.
2. Quy định về ký nháy
Hiện nay, trong các văn bản pháp lý chưa có quy định rõ ràng về ký nháy, tuy nhiên lại được sử dụng phổ biến như một quy trình nội bộ trong cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp. Khi thực hiện ký nháy người ký nháy cần tuân thủ một số quy tắc nhất định.
2.1. Mực ký nháy
Tại Khoản 6, Điều 13, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 quy định về ký ban hành văn bản trong công tác văn thư như sau:
“6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.”
Như vậy, khi ký nháy trong các văn bản hành chính, người ký cũng cần tuân thủ nguyên tắc sử dụng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đồng thời người ký nháy không dùng bút có mực đỏ, bút chì để ký nháy.
Không dùng các loại mực dễ phai để ký nháy.
2.2. Trách nhiệm pháp lý của người ký nháy
Theo quy định tại Mục II, Phụ lục I, Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì người ký nháy hợp đồng hoặc văn bản không cần phải chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung của hợp đồng hoặc văn bản đó. Trách nhiệm pháp lý chính đối với nội dung văn bản sẽ thuộc về người có thẩm quyền ký chính thức.
Tuy nhiên, trường hợp người ký nháy là người chịu trách nhiệm rà soát và soạn thảo văn bản không thực hiện đúng quy định, dẫn đến sai sót và gây thiệt hại, họ có thể bị cơ quan áp dụng các hình thức kỷ luật hoặc khiển trách.
2.3. Vị trí ký nháy
trên thực tế không có quy định cụ thể về vị trí ký nháy. Vị trí ký nháy thường được quy định theo quy trình nội bộ của doanh nghiệp, đơn vị.
Các vị trí ký nháy thường gặp:
- Cuối mỗi trang văn bản: Nhằm tránh tình trạng thêm các chi tiết hoặc các trang bị chỉnh sửa, đổi nội dung sau khi đã ký nháy.
- Cuối mỗi dòng hoặc đoạn văn bản: Nhằm xác nhận nội dung của dòng hoặc đoạn đó đã được xem xét.
- Góc trên bên phải văn bản: Đánh dấu văn bản đã kiểm tra.
- Bên cạnh phần “Nơi nhận”: Nhằm xác nhận phần đơn vị, bộ phận nhận văn bản đã được kiểm tra về tính chính xác.
3. Chữ ký nháy khác gì với chữ ký chính thức?
Việc phân biệt rõ mục đích của chữ ký nháy và chữ ký chính thức giúp người ký và người sử dụng chữ ký nháy tránh được các rủi ro trong hợp tác kinh tế hay trong các quyết định quan trọng của doanh nghiệp, tổ chức.
| Tiêu chí | Ký nháy | Chữ ký chính thức |
| Vị trí | Mép văn bản, cuối trang hoặc cuối tài liệu | Phần chữ ký cuối văn bản (thường là trang cuối cùng) |
| Người ký | Người soạn thảo, kiểm tra, tham mưu | Người có thẩm quyền theo quy định pháp luật hoặc nội bộ |
| Tính pháp lý | Không có giá trị pháp lý chính thức | Có giá trị pháp lý |
| Mục đích ký | Xác nhận nội dung, trình ký | Ban hành, phê duyệt văn bản, giấy tờ, hợp đồng |
Lưu ý khi thực hiện ký nháy:
- Không ký nháy khi chưa kiểm tra cẩn thận nội dung văn bản.
- Nên sử dụng bút mực xanh, không ký bằng bút chì hoặc mực đỏ.
- Ký nháy thường là chữ ký nhỏ, viết tắt của tên hoặc họ tên, không cần ghi rõ chức vụ.
- Mỗi trang văn bản có thể có 1 hoặc nhiều chữ ký nháy tùy quy định nội bộ.
Việc hiểu rõ ký nháy là gì và các quy định về ký nháy trong văn bản hành chính giúp bạn có thể kiểm soát nội dung, tránh sai sót và thể hiện rõ trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận. Chữ ký nháy không có giá trị pháp lý như chữ ký chính thức, tuy nhiên lại đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của văn bản trước khi trình ký.
Để lại một phản hồi