Chữ ký số hiện nay là công cụ không thể thiếu trong các giao dịch điện tử của doanh nghiệp và cá nhân, đặc biệt trong các hoạt động như kê khai thuế, nộp thuế điện tử, phát hành hóa đơn điện tử hay giao dịch với cơ quan bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, trong quá trình gia hạn chữ ký số, người dùng thường gặp phải nhiều lỗi kỹ thuật khiến việc ký số, gửi hồ sơ hoặc nộp tờ khai không thực hiện được. Cùng BHXH tham khảo bài viết ngay dưới đây.
Lỗi thường gặp khi gia hạn chữ ký số.
1. Lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan thuế”
Biểu hiện lỗi là khi thực hiện ký và gửi tờ khai trên hệ thống thuế điện tử, hệ thống hiển thị thông báo “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan thuế”.
Nguyên nhân:
- Lỗi này thường xảy ra sau khi doanh nghiệp gia hạn chữ ký số hoặc cấp lại chữ ký số mới nhưng chưa cập nhật thông tin chứng thư số mới lên hệ thống thuế điện tử.
Cách xử lý
- Truy cập cổng thuế điện tử (eTax).
- Thực hiện đăng ký hoặc cập nhật thông tin chữ ký số mới.
- Sau khi cập nhật thành công, tiến hành ký và gửi tờ khai lại.
2. Lỗi chữ ký số hết hạn hoặc chưa gia hạn kịp thời
Biểu hiện lỗi thường thấy là khi ký tờ khai hoặc hóa đơn điện tử, hệ thống báo lỗi: “Chứng thư số đã hết hạn” hoặc “Không thể ký điện tử”
Nguyên nhân:
- Mỗi chữ ký số đều có thời hạn sử dụng nhất định. Khi hết hạn mà chưa gia hạn, hệ thống sẽ từ chối mọi giao dịch ký số.
Cách xử lý:
- Kiểm tra thời hạn chứng thư số trong phần mềm quản lý Token.
- Liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để gia hạn chứng thư số.
- Sau khi gia hạn, cần cập nhật lại thông tin chữ ký số trên các hệ thống như thuế điện tử, hóa đơn điện tử, BHXH điện tử.
3. Lỗi máy tính không nhận USB Token
Biểu hiện lỗi thường là hệ thống báo “Không tìm thấy chữ ký số” hoặc máy tính không nhận thiết bị Token.
Nguyên nhân:
- Chưa cài đặt driver Token.
- Driver bị lỗi hoặc không tương thích.
- Cổng USB máy tính bị lỗi.
Cách xử lý:
- Kiểm tra lại cổng USB hoặc thử cắm sang máy tính khác.
- Cài đặt lại phần mềm quản lý Token.
- Cập nhật driver mới nhất từ nhà cung cấp chữ ký số.
- Khởi động lại máy tính sau khi cài đặt.
4. Lỗi nhập sai hoặc bị khóa mã PIN
Lỗi nhập sai mã pin khi thực hiện đăng nhập hệ thống.
Biểu hiện lỗi điển hình là hệ thống thông báo “Sai mã PIN” hoặc token bị khóa sau nhiều lần nhập sai.
Nguyên nhân:
- Người dùng nhập sai mật khẩu nhiều lần khiến thiết bị bảo mật tự động khóa để đảm bảo an toàn.
Cách xử lý:
- Liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để mở khóa hoặc cấp lại mã PIN.
- Thiết lập mã PIN mới có độ bảo mật cao hơn.
- Theo khuyến nghị của các chuyên gia, mã PIN nên có tối thiểu 8 ký tự gồm chữ hoa, chữ thường và số để tăng độ bảo mật.
5. Lỗi ký số thất bại khi nộp tờ khai
Biểu hiện lỗi điển hình là không ký được tờ khai trên hệ thống eTax hoặc hệ thống báo lỗi ký số hoặc không hiển thị nút ký.
Nguyên nhân:
- Phiên bản trình duyệt không tương thích.
- Phần mềm kê khai hoặc Java bị lỗi.
- Tiện ích ký số chưa được cài đặt đúng.
Cách xử lý:
- Cập nhật trình duyệt Chrome hoặc Edge phiên bản mới.
- Cài đặt lại tiện ích ký số.
- Cập nhật phần mềm kê khai thuế mới nhất (HTKK).
Một số lỗi tờ khai có thể xảy ra khi sử dụng phiên bản HTKK cũ, vì vậy cần cập nhật lên phiên bản mới để tránh lỗi định dạng dữ liệu.
6. Lỗi không tương thích phần mềm hoặc định dạng tờ khai
Biểu hiện lỗi thường thấy là hệ thống báo lỗi định dạng XML hoặc tờ khai bị từ chối sau khi ký số.
Nguyên nhân
- Tệp XML không đúng định dạng.
- Phần mềm kê khai chưa cập nhật phiên bản mới.
- Hệ thống hóa đơn điện tử thay đổi chuẩn dữ liệu.
Cách xử lý
- Cập nhật phần mềm kê khai mới nhất.
- Kiểm tra tệp XML trước khi ký.
- Kiểm tra đúng mẫu biểu tờ khai theo quy định hiện hành.
7. Lỗi kết nối mạng hoặc hệ thống
Lỗi kết nối hệ thống mạng.
Biểu hiện lỗi thường thấy là ký số bị gián đoạn, hệ thống báo lỗi 400 hoặc 500.
Nguyên nhân:
- Mất kết nối internet.
- Hệ thống dịch vụ công hoặc cổng thuế điện tử quá tải.
Cách xử lý:
- Kiểm tra kết nối mạng, trường hợp kết nối gián đoạn cần ưu tiên xử lý trước khi ký số;
- Thực hiện ký lại sau vài phút;
- Thử đăng nhập lại hệ thống hoặc đổi trình duyệt.
>>> Xem thêm: đăng ký chữ ký số, dịch vụ chữ ký số
Gia hạn chữ ký số là thủ tục quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp có thể tiếp tục thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước như kê khai thuế, nộp bảo hiểm xã hội hay phát hành hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong quá trình gia hạn và sử dụng chữ ký số, nhiều lỗi kỹ thuật có thể phát sinh do thiết bị, phần mềm hoặc hệ thống.
Việc hiểu rõ các lỗi thường gặp khi gia hạn chữ ký số và cách xử lý sẽ giúp doanh nghiệp chủ động khắc phục nhanh chóng, tránh gián đoạn hoạt động kê khai và giao dịch điện tử. Đồng thời, doanh nghiệp nên kiểm tra thời hạn chữ ký số định kỳ, cập nhật phần mềm mới và thực hiện gia hạn trước khi chứng thư số hết hạn để đảm bảo việc sử dụng chữ ký số diễn ra ổn định và an toàn.
Để lại một phản hồi