Quy định đóng dấu giáp lai như thế nào? Được đóng tối đa trên bao nhiêu tờ

Quy định đóng dấu giáp lai như thế nào? Không phải ai cũng nắm rõ. Theo đó, nhiều trường hợp đóng dấu giáp lai sai quy định gây khó khăn trong việc xác thực hoặc là sơ hở cho đối tượng xấu trục lợi.

Quy định đóng dấu giáp lai.

1. Vai trò của dấu giáp lai 

Dấu giáp lai là một loại dấu được sử dụng phổ biến trong công tác văn thư và ngày càng trở nên phổ biến trong hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp, đơn vị hiện nay. 

Vai trò của dấu giáp lai:

• Xác thực: Giúp chứng minh rằng văn bản/ tài liệu đã được thông qua, là bản gốc và chưa từng bị sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế.
• Tăng tính pháp lý: Dấu giáp lai làm tăng tính pháp lý của văn bản, giúp giải quyết các tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai.
• Chống sửa đổi, gian lận: Giúp ngăn chặn các hành vi gian lận, giả mạo tài liệu/văn bản sau khi đóng dấu.

Dấu giáp lai đóng vai trò như một cam kết đảm bảo văn bản/tài liệu đó đã được ký kết, phê duyệt. Khi đóng dấu giáp lai các các trang văn bản được xác thực và rất khó có thể sửa đổi hoặc thay thế bởi các trang văn bản khác.

2. Quy định về đóng dấu giáp lai như thế nào?

Hiện trong các văn bản pháp luật chưa có định nghĩa cụ thể về dấu giáp lai, tuy nhiên theo Khoản 1, Điều 33, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Nghị định về công tác văn thư thì có 3 quy định đóng dấu giáp lai cần nắm rõ như sau:

•  Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

Căn cứ tại Điểm a, Khoản 1, Điều 33, Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì mọi loại dấu trong đó có dấu giáp lai phải đảm bảo đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều. Ngoài ra, khi đóng dấu giáp lai phải dùng dấu mực đỏ theo quy định.

• Việc đóng dấu giáp lai do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định

Căn cứ theo Điểm d, Khoản 1, Điều 33, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định như sau:

“d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.”

Như vậy, việc đóng dấu giáp lai do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định: 

• Vị trí đóng dấu giáp lai; 
• Các loại văn bản, tài liệu đóng dấu giáp lai. 

Việc đóng dấu giáp lai do người đứng đầu cơ quan tổ chức quy định.

• Vị trí đóng dấu giáp lai

Mặc dù người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định có thể quyết định vị trí đóng dấu giáp lai tuy nhiên cần tuân thủ quy định tại  Điểm đ, Khoản 1, Điều 33, Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Cụ thể, dấu giáp lai chỉ được đóng ở vị trí như sau:

• Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản.
• Dấu giáp lai đóng trùm lên một phần các tờ giấy.

Quy định đóng dấu giáp lai không quá khắt khe, tuy nhiên mọi người cần nắm rõ để có thể xác định được tài liệu, văn bản có chính thống hay không, từ đó làm căn cứ sử dụng tài liệu, văn bản cho phù hợp. Tránh sử dụng các văn bản, tài liệu có dấu giáp lai bị đóng sai hoặc dấu giáp lai lệch lạc.

>>> Xem thêm: hợp đồng điện tử, hợp đồng thương mại.

3. Dấu giáp lai được đóng tối đa trên bao nhiêu tờ

Trên thực tế, khi đóng dấu giáp lai người đóng cần giới hạn số tờ tối đa. Cụ thể tại Điểm đ, Khoản 1, Điều 33, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định như sau:

“đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.”

Theo quy định này, mỗi dấu giáp lai được đóng tối đa 05 tờ văn bản. Người đóng dấu có thể đóng với số tờ ít hơn (2, 3 hoặc 4 tờ văn bản) nhưng việc đóng dấu giáp lai từ 06 tờ văn bản trở lên sẽ sai quy định.

Với những thông tin BHXH cung cấp giải đáp vấn đề dấu giáp lai đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính xác thực và pháp lý của các văn bản. Nắm rõ quy định đóng dấu giáp lai như thế nào sẽ đảm bảo cho cả văn thư và người sử dụng tài liệu tránh được các rủi ro về pháp lý, tạo thuận lợi hoàn thành tốt công việc. Trường hợp có dấu hiệu phá vỡ dấu giáp lai cần dừng việc giao kết và kiểm tra kỹ lưỡng nội dung văn bản, tài liệu.