Tài khoản chữ ký số bị khóa phải làm sao? Hướng dẫn xử lý nhanh

Trong quá trình sử dụng chữ ký số không ít cá nhân và doanh nghiệp gặp phải tình trạng tài khoản chữ ký số bị khóa. Sự cố này khiến hoạt động nghiệp vụ bị gián đoạn, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng đến tiến độ kê khai thuế và hồ sơ pháp lý khác. Do đó, hiểu rõ nguyên nhân và cách xử lý khi tài khoản chữ ký số bị khóa là điều cần thiết để khôi phục hoạt động nhanh chóng, đảm bảo không phát sinh rủi ro về pháp lý hay chậm trễ nghĩa vụ thuế.

Tài khoản chữ ký số bị khóa.

1. Nguyên nhân tài khoản chữ ký số bị khóa?

Tài khoản chữ ký số có thể bị khóa bởi nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó phổ biến nhất gồm:

1. Chứng thư số hết hạn nhưng chưa gia hạn: Khi chứng thư số đến hạn mà không được gia hạn kịp thời, tài khoản có thể tạm khóa để tránh việc sử dụng thông tin đã hết hiệu lực vào các giao dịch pháp lý.
2. Nhập sai mật khẩu nhiều lần: Trường hợp người dùng nhập sai mã PIN hoặc mật khẩu Token liên tục (thường từ 5 lần), hệ thống sẽ tự động khóa để bảo vệ chứng thư số khỏi truy cập trái phép.
3. Do lỗi thiết bị hoặc phần mềm: Các trường hợp Driver Token bị lỗi, máy tính nhiễm virus, Token hỏng hoặc phần mềm quản lý chữ ký số bị xung đột cũng có thể dẫn đến tình trạng hệ thống không nhận thiết bị và hiển thị trạng thái bị khóa.
4. Nhà cung cấp khóa theo yêu cầu bảo mật: Trong một số trường hợp, nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số phát hiện hoạt động bất thường (đăng nhập trái phép, nghi ngờ rủi ro bảo mật) và tiến hành khóa tạm thời.

2. Tài khoản chữ ký số bị khóa phải làm sao?

Để xử lý tốt trường hợp tài khoản chữ ký số bị khóa cần căn cứ vào nguyên nhân gây ra lỗi. Dưới đây là quy trình 3 bước xử lý giúp người dùng khôi phục tài khoản nhanh, đảm bảo cho các hoạt động diễn ra thuận lợi và tránh rủi ro tài chính.

Xử lý tài khoản chữ ký số bị khóa nhanh, hiệu quả.

Bước 1: Xác định nguyên nhân khóa tài khoản

Người dùng kiểm tra và ghi nhận thông báo lỗi hiển thị trên phần mềm kê khai thuế, hóa đơn điện tử hoặc phần mềm Token Manager để xác định vấn đề dẫn đến chữ ký số bị khóa. Thông báo này sẽ giúp người dùng xác định đúng nguyên nhân sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý.

Bước 2: Liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để mở khóa

Trong trường hợp xác định nguyên nhân mà không thể tự xử lý cần liên hệ đến bộ phận hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm chữ ký số để yêu cầu hỗ trợ xử lý. Cụ thể: 

• Gọi hotline hỗ trợ kỹ thuật 24/7 (phương thức yêu cầu hỗ trợ nhanh nhất);
• Liên hệ và trao đổi xử lý qua facebook/ Zalo/ Livechat của nhà cung cấp;
• Liên hệ nhân viên quản lý hợp đồng chữ ký số của cá nhân, doanh nghiệp trực tiếp phụ trách.

Sau khi nhận được thông tin, các chuyên viên sẽ kiểm tra và hỗ trợ doanh nghiệp. , đơn vị xử lý, tài khoản thông thường sẽ được mở khóa trong vòng 5, hoặc 15 phút nếu chỉ bị khóa do sai mật khẩu hoặc lỗi thiết bị.

Bước 3: Người dùng xử lý theo hướng dẫn của nhà cung cấp chữ ký số

Người dùng làm theo hướng dẫn của nhà cung cấp chữ ký số để cập nhật lại tài khoản. Cụ thể:

1. Reset mã PIN hoặc cấp lại mã PIN mới: Nếu người dùng quên mật khẩu và bị khóa mã PIN Token, nhà cung cấp sẽ hỗ trợ reset mã PIN theo quy trình bảo mật, hoặc cấp lại mã PIN mới (tùy theo chính sách từng đơn vị). Trong một số trường hợp, thiết bị Token phải được mang đến điểm kỹ thuật để reset trực tiếp.
2. Kiểm tra và cập nhật phần mềm Token: Trường hợp lỗi do phần mềm quản lý chữ ký số quá cũ, máy tính chưa cài driver Token hoặc phần mềm xung đột thì người dùng cần cập nhật phiên bản Token Manager mới nhất từ website của nhà cung cấp để đảm bảo hoạt động ổn định.
3. Gia hạn chứng thư số nếu hết hạn: Trường hợp tài khoản bị khóa do hết hạn chứng thư số, người dùng cần liên hệ nhà cung cấp để gia hạn chữ ký số. Sau khi gia hạn người dùng cập nhật chứng thư số mới vào hệ thống thuế, bảo hiểm, phần mềm hóa đơn điện tử để sử dụng.
4. Thay thế thiết bị Token nếu bị hỏng: Token bị hỏng phần cứng (gãy, cháy chip, không sáng đèn), người dùng mua lại Token mới từ nhà cung cấp, cập nhật lại chứng thư số mới.

3. Một số lưu ý để tránh bị khóa tài khoản chữ ký số

Kiểm tra và gia hạn chữ ký số kịp thời để tránh bị khóa tài khoản.

Để hạn chế tối đa sự cố, hộ kinh doanh, doanh nghiệp và cá nhân cần:

• Kiểm tra thời hạn chữ ký số, gia hạn chứng thư số trước khi hết hạn từ 15 đến 30 ngày.

• Ghi nhớ hoặc lưu trữ mật khẩu Token an toàn, không sử dụng chung làm lộ mật khẩu.
• Kiểm tra font chữ đảm bảo không nhập sai mã PIN liên tục, nếu quên nên hỏi quản trị thay vì tự thử nhiều lần.
• Cập nhật phần mềm chữ ký số theo thông báo của nhà cung cấp và cập nhật các phần mềm kê khai thuế, kê khai bảo hiểm xã hội, các phần sử dụng chữ ký số khác….
• Tránh truy cập vào các trang web độc hại, sử dụng máy tính sạch, hạn chế cài đặt phần mềm lạ gây xung đột.
• Theo dõi email thông báo từ nhà cung cấp chữ ký số để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.

Tài khoản chữ ký số bị khóa là sự cố phổ biến nhưng hoàn toàn có thể xử lý nhanh nếu người dùng xác định đúng nguyên nhân và liên hệ hỗ trợ kịp thời. Với cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp, việc chủ động quản lý thông tin tài khoản, đảm bảo thiết bị luôn hoạt động ổn định và gia hạn chữ ký số đúng thời hạn là giải pháp hiệu quả để tránh gián đoạn trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế, bảo hiểm hay ký số hồ sơ điện tử. Cùng BHXH nắm vững các bước xử lý và lưu ý quan trọng sẽ giúp người dùng sử dụng chữ ký số an toàn, liên tục và đúng pháp luật.