Thời hạn lưu trữ hợp đồng kinh tế là bao nhiêu năm? Cách lưu trữ hợp đồng 2026

Thời hạn lưu trữ hợp đồng kinh tế là vấn đề quan trọng nhưng thường bị doanh nghiệp xem nhẹ trong quá trình quản lý hồ sơ. Việc xác định đúng loại tài liệu, thời gian lưu trữ và phương án lưu trữ phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn hạn chế rủi ro khi quyết toán, thanh tra, kiểm tra. Cùng BHXH tìm hiểu những thông tin dưới đây để có lời giải đáp.

Hợp đồng kinh tế là loại tài liệu gì?

1. Hợp đồng kinh tế là loại tài liệu gì của doanh nghiệp?

Hợp đồng kinh tế trong doanh nghiệp được xếp vào nhóm tài liệu kế toán và tài liệu pháp lý. Cụ thể hơn, theo quy định về chế độ kế toán và lưu trữ hồ sơ, hợp đồng kinh tế thuộc các nhóm:

– Chứng từ kế toán của doanh nghiệp

Theo Khoản 3, Điều 3, Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là vật, giấy tờ mang tính phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Trong khi đó, hợp đồng kinh tế phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh (mua bán, cung ứng dịch vụ, thanh toán…). Hợp đồng kinh tế dù không phải chứng từ kế toán, nhưng thuộc tài liệu kế toán khác dùng làm căn cứ lập chứng từ, hạch toán.

Hợp đồng kinh tế là căn cứ để:

• Ghi nhận doanh thu, chi phí
• Thanh toán, đối chiếu công nợ
• Kiểm soát dòng tiền

Vì vậy, hợp đồng được xếp vào nhóm tài liệu kế toán khác.

– Hồ sơ pháp lý – hành chính của doanh nghiệp

Hợp đồng là căn cứ ràng buộc trách nhiệm giữa doanh nghiệp và đối tác theo Bộ luật Dân sự 2015.
Trong thực tế quản trị hồ sơ, hợp đồng kinh tế được lưu trong nhóm Hồ sơ pháp lý/ hợp đồng, nằm trong bộ tài liệu pháp lý của doanh nghiệp.

– Tài liệu nghiệp vụ (đối với từng bộ phận)

• Bộ phận mua hàng: hồ sơ mua sắm
• Bộ phận kinh doanh: hồ sơ bán hàng, ký kết dịch vụ
• Bộ phận nhân sự: hợp đồng dịch vụ, hợp đồng đào tạo…

Thời hạn lưu trữ hợp đồng kinh tế là 10 năm

2. Quy định về thời hạn lưu trữ hợp đồng kinh tế

Thời hạn lưu trữ hợp đồng kinh tế phụ thuộc vào thời hạn hợp đồng và giá trị pháp lý của nó, thường được quy định tối thiểu 5-10 năm, tính từ ngày kết thúc hợp đồng.

• Hợp đồng dưới 10 năm: Lưu trữ tối thiểu 5 năm kể từ ngày thanh lý/hết hạn hợp đồng.
• Hợp đồng trên 10 năm: Lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày thanh lý/hết hạn hợp đồng.
• Lưu 5 năm: Hợp đồng không trực tiếp sử dụng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính.
• Lưu 10 năm: Hợp đồng, chứng từ liên quan trực tiếp ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, tài liệu thanh lý tài sản cố định.

Lưu ý quan trọng:

• Thời hạn lưu trữ tính từ năm kết thúc công việc hoặc kết thúc niên độ kế toán.

• Người đứng đầu tổ chức có trách nhiệm xác định danh mục và thời hạn cụ thể.
• Đối với hợp đồng công chứng, hợp đồng mua bán bất động sản có thời hạn lưu trữ tại tổ chức công chứng ít nhất 30 năm.
• Với những hợp đồng quan trọng có giá trị lịch sử, pháp lý cao, doanh nghiệp nên lưu trữ vĩnh viễn, dựa trên các quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Luật Lưu trữ 2024.

3. Dịch vụ lưu trữ hợp đồng kinh tế

Doanh nghiệp lựa chọn thuê dịch vụ lưu trữ chuyên nghiệp để bảo đảm an toàn pháp lý, tiết kiệm chi phí và đáp ứng đúng quy định của pháp luật về lưu trữ. Dưới đây là những điểm chính về quy định pháp luật đối với dịch vụ lưu trữ hợp đồng kinh tế.

3.1. Các loại hình dịch vụ lưu trữ doanh nghiệp có thể sử dụng

Theo Điều 53, Luật Lưu trữ 2024, dịch vụ lưu trữ bao gồm các hoạt động thiết thực đối với hợp đồng kinh tế như:

• Lưu trữ hồ sơ, hợp đồng bản giấy trong kho lưu trữ chuyên dụng;
• Lưu trữ hợp đồng điện tử, hợp đồng số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
• Số hóa hợp đồng, chuẩn hóa dữ liệu phục vụ tra cứu, kiểm tra, thanh tra;
• Tu bổ, vệ sinh, bảo quản hợp đồng cũ, hợp đồng lưu trữ lâu năm;
• Tư vấn nghiệp vụ lưu trữ, xây dựng danh mục và thời hạn lưu trữ hợp đồng đúng luật.

Đây đều là các hoạt động thuộc ngành nghề kinh doanh có điều kiện, không phải đơn vị nào cũng được phép cung cấp.

3.2. Điều kiện đối với đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ hợp đồng

Doanh nghiệp chỉ nên ký hợp đồng với các tổ chức lưu trữ đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý theo Khoản 3, Điều 53, Luật Lưu trữ 2024, bao gồm:

• Là doanh nghiệp được thành lập hợp pháp;
• Có cơ sở vật chất, kho lưu trữ, hệ thống kỹ thuật phù hợp;
• Người phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
• Được cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

Việc lựa chọn đơn vị không đủ điều kiện có thể dẫn đến rủi ro mất mát hồ sơ, lộ thông tin hợp đồng hoặc không được cơ quan nhà nước chấp nhận khi kiểm tra, thanh tra.

3.3. Trách nhiệm của đơn vị lưu trữ và doanh nghiệp thuê dịch vụ

Theo Điều 55, Luật Lưu trữ 2024, các bên tham gia cung cấp và sử dụng dịch vụ hợp đồng lưu trữ có các trách nhiệm sau:

• Đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm bảo mật tuyệt đối nội dung hợp đồng, bảo đảm chất lượng lưu trữ, bồi thường thiệt hại nếu làm mất, hư hỏng tài liệu;
• Doanh nghiệp thuê dịch vụ phải lựa chọn đơn vị đủ điều kiện, đồng thời quản lý, giám sát việc thực hiện hợp đồng lưu trữ, không được phó mặc toàn bộ trách nhiệm pháp lý.

Hợp đồng kinh tế vừa là tài liệu kế toán, vừa là hồ sơ pháp lý quan trọng của doanh nghiệp, do đó cần được lưu trữ đúng thời hạn theo quy định. Doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ nội bộ hoặc thuê dịch vụ lưu trữ chuyên nghiệp, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm cuối cùng về tính đầy đủ, an toàn và hợp pháp của hồ sơ hợp đồng trong suốt thời gian lưu trữ.