Năm 2025, việc sử dụng chữ ký số là yêu cầu gần như bắt buộc với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ thủ tục đăng ký đúng và đủ. Bài viết này sẽ cập nhật thủ tục đăng ký chữ ký số mới nhất cho doanh nghiệp, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi triển khai.
1. Lý do doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng chữ ký số?
Trong hoạt động kinh doanh hiện đại, chữ ký số đóng vai trò không thể thiếu khi thực hiện các thủ tục hành chính điện tử. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử chỉ được xem là hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký điện tử của bên bán và bên mua (nếu có). Điều này giúp đảm bảo giá trị pháp lý và tính xác thực của giao dịch.
Không chỉ dừng lại ở hóa đơn, khi thực hiện các thủ tục về bảo hiểm xã hội qua mạng, doanh nghiệp cũng buộc phải sử dụng chữ ký số. Theo Quyết định 838/QĐ-BHXH, tất cả các đơn vị, cá nhân tham gia giao dịch bảo hiểm xã hội bằng phương thức điện tử đều phải đăng ký và sử dụng chữ ký số để ký nộp hồ sơ, báo cáo.
Ngoài ra, Luật Quản lý thuế 2019 cũng quy định rõ: các tổ chức, hộ kinh doanh hoạt động tại khu vực có hạ tầng CNTT phải thực hiện kê khai, nộp thuế và giao dịch với cơ quan thuế thông qua phương thức điện tử. Và để hoàn tất các thủ tục này, chữ ký số là yếu tố bắt buộc.
Đặc biệt, chữ ký số dùng trong các nghiệp vụ nêu trên phải được đăng ký chính thức với cơ quan thuế để đảm bảo giá trị pháp lý và được công nhận trong hệ thống quản lý của nhà nước.
2. Hướng dẫn cách đăng ký sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp.
Đăng ký sử dụng chữ ký số với 3 bước đơn giản.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, giấy tờ sau để đăng ký sử dụng chữ ký số:
- Bản sao có công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Bản sao có công chứng giấy phép hoạt động.
- Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp.
- Bản sao có công chứng chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp lý (hoặc hộ chiếu).
Bước 2: Truy cập website của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng để lựa chọn gói phù hợp
- Truy cập website ECA tại địa chỉ: https://eca.com.vn/
- Truy cập mục “Báo giá” trên thanh Menu để tham khảo các gói dịch vụ phù hợp
- Tiếp theo, điền các thông tin của doanh nghiệp vào các trường bắt buộc như: Họ và tên, email, điện thoại, lựa chọn khu vực (Miền Bắc, Miền Trung, Miền Nam),.
- Chọn “Tôi không phải người máy” và chọn “Đăng ký” để hoàn tất.
Đăng ký chữ ký số ECA bằng cách điền form thông tin.
- Ngay sau khi nhận được thông tin đăng ký của khách hàng, nhân viên hỗ trợ khách hàng của ECA sẽ tiến hành kiểm tra thông tin và xác thực hồ sơ. Quá trình xác thực thông tin được diễn ra vô cùng nhanh chóng để hỗ trợ khách hàng trong những tình huống cấp bách cần có chữ ký số ngay lập tức.
Bước 3: Hoàn tất thủ tục và nhận chữ ký số
Khi hồ sơ đề nghị cấp Chứng thư số được duyệt, Chứng thư số sẽ được phát hành dựa trên các dữ liệu đã xác minh trong bản yêu cầu cấp. Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn sẽ gửi thông báo đến khách hàng khi Chứng thư số được tạo thành công và cho phép khách hàng truy cập và sử dụng ngay khi chứng thư có hiệu lực.
Ngay sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký và thanh toán, khách hàng sẽ nhận được thông tin tài khoản chữ ký số của ECA và có thể bắt đầu sử dụng dịch vụ ngay lập tức.
>>> Xem thêm: dịch vụ chữ ký số.
3. Cách đăng ký chữ ký số với Cơ quan thuế
Sau khi sở hữu chữ ký số, doanh nghiệp cần thực hiện khai báo chữ ký số trên các trang thông tin giao dịch điện tử được quy định. Cụ thể dưới đây là hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế.
Bước 1: Truy cập vào trang thuế điện tử: Thuedientu.gdt.gov.vn và chọn “Doanh nghiệp”
Bước 2: Chọn vào phần “Đăng ký”
Bước 3: Nhập mã số thuế và chọn “Tiếp tục”
Bước 4: Nhập thông tin đăng ký chữ ký số
- Tên người đại diện pháp luật
- Số điện thoại
- Mật khẩu chữ ký số
- Xác nhận mật khẩu
Sau đó chọn “đọc CKS” và ấn “tiếp tục”
Bước 5: Xác nhập mã pin và ấn “chấp nhận”
Bước 6: Ấn “Tiếp tục”
Bước 7: Ấn “Ký và gửi”
Bước 8: Xác nhận thông tin chữ ký số
Như vậy là doanh nghiệp đã có thể đăng ký thành công chữ ký số với cơ quan thuế.
Đăng ký chữ ký số đúng quy trình và chọn nhà cung cấp uy tín sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và an toàn hơn. Nếu cần tư vấn hoặc hỗ trợ đăng ký, hãy liên hệ với BHXH chúng tôi ngay hôm nay để được phục vụ nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Để lại một phản hồi