Tiêu chí chọn phần mềm chữ ký số phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều các phần mềm chữ ký số khác nhau. Để lựa chọn được phần mềm chữ ký số phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa cần cân nhắc nhiều yếu tố, không chỉ đáp ứng nhu cầu pháp lý, mà còn phải tối ưu chi phí vận hành. Dưới đây là các tiêu chí chọn phần mềm chữ ký số mà các doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể tham khảo.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm chữ ký số.

1. Được cấp phép bởi Bộ thông tin và truyền thông

Chữ ký số được dùng phổ biến để thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước, với các đối tác, theo đó cần đảm bảo có tính pháp lý chặt chẽ. Do đó, tiêu chí quan trọng nhất khi chọn phần mềm chữ ký số là phần mềm phải được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép. 

Chỉ những nhà cung cấp chữ ký số được Bộ thông tin và Truyền thông cấp phép mới được phép phát hành chứng thư số hợp pháp. Khi sử dụng chữ ký số từ đơn vị uy tín, doanh nghiệp có thể yên tâm về hiệu lực pháp lý trong kê khai thuế, làm thủ tục hải quan điện tử, nộp BHXH, ký hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử…

2. Nhà cung cấp có uy tín, có dịch vụ hỗ trợ 24/7

Doanh nghiệp nên ưu tiên các nhà cung cấp phần mềm chữ ký số có uy tín, được nhiều tổ chức, cá nhân tin dùng để đảm bảo giá trị pháp lý của chữ ký số trong quá trình sử dụng. Các nhà cung cấp này, sẽ thường áp dụng các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế, mã hóa mạnh mẽ và hệ thống xác thực chặt chẽ, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị giả mạo, mất cắp dữ liệu hay bị tấn công mạng.

Ngoài ra, nhà cung cấp có thể hỗ trợ doanh nghiệp 24/7 khi gặp sự cố, các vấn đề liên quan đến ký số, sẽ là điểm cộng lớn, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được liên tục và diễn ra thuận lợi. 

3. Chi phí sử dụng phần mềm chữ ký số hợp lý

Chữ ký số có chi phí hợp lý.

Quỹ tài chính đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa đa số sẽ hạn hẹp hơn rất nhiều so với doanh nghiệp lớn, do đó tối ưu các chi phí là yếu tố quan trọng được đặt lên hàng đầu. Khi lựa chọn phần mềm chữ ký số, cần cân nhắc lựa chọn phần mềm chữ ký số đảm bảo:

• Chi phí sử dụng phần mềm ban đầu (cấp mới chứng thư số, thiết bị) hợp lý.
• Chi phí duy trì hằng năm nhỏ.
• Có nhiều gói dịch vụ đi kèm (hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật phần mềm).

Một giải pháp tốt là vừa đảm bảo tính pháp lý, vừa tối ưu chi phí sử dụng.

4. Phần mềm chữ ký số có khả năng tích hợp mạnh mẽ

Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa nên lựa chọn các phần mềm chữ ký số phù hợp có khả năng tích hợp mạnh mẽ, có thể tích hợp đa nền tảng (hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, cổng khai thuế, BHXH, hải quan…). Bên cạnh đó ưu tiên phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với doanh nghiệp ít nhân sự, các nhân sự kiêm nhiệm đều có thể dễ dàng sử dụng.

5. Phần mềm chữ ký số bảo mật và an toàn dữ liệu

Phần mềm chữ ký số cần được bảo mật mạnh mẽ.

Chữ ký số đại diện cho doanh nghiệp, liên quan trực tiếp đến uy tín, dữ liệu tài chính và hợp đồng, khi lựa chọn phần mềm cần lựa chọn phần mềm có bộ mã hóa mạnh mẽ để chống giả mạo. Phần mềm có cơ chế xác thực nhiều lớp, hạn chế rủi ro rò rỉ thông tin, đồng thời có thể tự động nâng cấp đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp sử dụng.

6. Khả năng mở rộng trong tương lai

Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu ký kết và giao dịch điện tử sẽ tăng. Phần mềm chữ ký số được lựa chọn nên có khả năng mở rộng linh hoạt, hỗ trợ thêm người dùng hoặc nâng cấp gói dịch vụ dễ dàng.

Trên đây BHXH đã cung cấp các tiêu chí chọn phần mềm chữ ký số phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Doanh nghiệp cần đặc biệt cân nhắc về tính pháp lý, tính năng, chi phí, bảo mật, dịch vụ hỗ trợ và khả năng mở rộng khi lựa chọn phần mềm. Khi doanh nghiệp lựa chọn đúng phần mềm phù hợp không chỉ giúp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tối ưu quy trình làm việc, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.