Những năm gần đây, hợp đồng điện tử đã và đang trở thành xu hướng tất yếu trong hoạt động thương mại, đặc biệt là giữa các doanh nghiệp với nhau (B2B). Việc nắm rõ quy trình giao kết hợp đồng điện tử B2B không chỉ giúp các bên tối ưu hiệu suất công việc mà còn đảm bảo tính pháp lý, minh bạch trong giao dịch. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, quy trình và giải pháp ký kết hợp đồng điện tử B2B một cách hiệu quả.
Khái niệm hợp đồng điện tử B2B
1. Hợp đồng điện tử B2B là gì?
Để hiểu rõ hơn về quy trình giao kết hợp đồng điện tử B2B, trước tiên, cần nắm được các khái niệm riêng biệt về B2B và giao kết hợp đồng điện tử.
1.1 Khái niệm B2B
B2B (Business to Business) là hình thức giao dịch thương mại giữa hai doanh nghiệp với nhau. Trong đó, các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp từ doanh nghiệp này tới doanh nghiệp khác, thay vì đến tay người tiêu dùng cá nhân (B2C – Business to Customer). Giao dịch B2B thường có giá trị lớn, chu kỳ dài hơn và đòi hỏi tính pháp lý chặt chẽ, minh bạch hơn.
1.2 Giao kết hợp đồng điện tử là gì?
Giao kết hợp đồng điện tử là quá trình thỏa thuận giữa các bên nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự thông qua phương tiện điện tử.
Hiểu đơn giản, giao kết hợp đồng điện tử là quá trình giao kết online kết hợp ký số, không phải bằng văn bản giấy bút thông thường.
Theo Luật Giao dịch điện tử 2005 và Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng các điều kiện về nội dung, hình thức và quy trình ký kết.
Ký kết hợp đồng điện tử B2B
2. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử B2B
Ở bài viết này, chúng ta sẽ chỉ đề cập đến quy trình giao kết hợp đồng điện tử B2B theo đúng quy chuẩn pháp lý.
Quy trình giao kết hợp đồng điện tử giữa các doanh nghiệp thường gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử B2B
Để đảm bảo tính xác thực thông tin, người tham gia hợp đồng, cũng như tính pháp lý của hợp đồng. Hợp đồng điện tử B2B phải được giao kết thông qua một đơn vị thứ 3 – cung cấp giải pháp số về phần mềm giao kết hợp đồng điện tử.
Nếu doanh nghiệp còn băn khoăn không biết nên chọn đơn vị nào, vui lòng xem chi tiết hướng dẫn ở mục 3 của bài viết.
Bước 2: Khởi tạo hợp đồng
Một bên (bên đề nghị) khởi tạo nội dung hợp đồng trên nền tảng số, bao gồm đầy đủ các điều khoản như thông tin doanh nghiệp, hàng hóa/dịch vụ, giá cả, điều khoản thanh toán, giải quyết tranh chấp, thời hạn hiệu lực…
Bước 3: Gửi đề nghị giao kết hợp đồng
Hợp đồng sau khi được khởi tạo sẽ được gửi đến bên còn lại thông qua hệ thống điện tử (email, phần mềm hợp đồng điện tử, nền tảng quản lý tài liệu…). Đây là bước đầu tiên thể hiện ý chí giao kết của bên đề nghị.
Bước 4: Xem xét và thỏa thuận
Bên nhận sẽ xem xét nội dung, chỉnh sửa hoặc yêu cầu bổ sung điều khoản (nếu cần). Hai bên có thể tiến hành nhiều vòng đàm phán và chỉnh sửa trực tuyến để đi đến bản hợp đồng cuối cùng.
Bước 5: Ký số hợp đồng
Sau khi thống nhất, các bên tiến hành ký số thông qua chứng thư số hợp pháp do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Chữ ký số là điều kiện cần để hợp đồng có giá trị pháp lý đầy đủ.
Bước 6: Lưu trữ và quản lý hợp đồng
Hợp đồng đã ký được lưu trữ trên hệ thống quản lý dữ liệu điện tử với tính bảo mật cao, dễ tra cứu, truy vết và chia sẻ khi cần thiết. Hệ thống đảm bảo việc lưu trữ tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành như Luật Lưu trữ và các văn bản liên quan.
3. Giải pháp giao kết hợp đồng điện tử B2B
3.1 Tiêu chí lựa chọn phần mềm giao kết hợp đồng điện tử
Khi lựa chọn phần mềm giao kết hợp đồng điện tử B2B, doanh nghiệp cần cân nhắc các tiêu chí sau:
- Đảm bảo pháp lý: Tuân thủ đầy đủ Luật Giao dịch điện tử, hỗ trợ ký số bằng chứng thư số hợp pháp.
- Tích hợp chữ ký số: Hỗ trợ các nhà cung cấp chữ ký số uy tín, đảm bảo hợp đồng có giá trị pháp lý.
- Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, thao tác nhanh, phù hợp với nhiều bộ phận trong doanh nghiệp.
- Chức năng đầy đủ: Cho phép khởi tạo, đàm phán, ký kết đa bên, nhắc lịch và quản lý hợp đồng hiệu quả.
- Bảo mật cao: Lưu trữ an toàn, phân quyền truy cập rõ ràng, mã hóa dữ liệu.
- Dễ tích hợp: Kết nối tốt với hệ thống quản trị, kế toán, CRM để đồng bộ quy trình làm việc.
- Hỗ trợ nhanh chóng: Có đội ngũ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng kịp thời, chuyên nghiệp.
3.2 Phần mềm giao kết hợp đồng điện tử iContract
Trong số các giải pháp hợp đồng điện tử hiện nay, iContract của ThaisonSoft nổi bật với nền tảng chuyên biệt dành cho doanh nghiệp B2B. Đây là phần mềm giúp doanh nghiệp số hóa hoàn toàn quy trình giao kết hợp đồng, tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời đảm bảo tính pháp lý.
Những ưu điểm nổi bật của iContract:
- Khởi tạo nhanh chóng: Giao diện trực quan, dễ sử dụng, cho phép tạo mẫu hợp đồng tùy chỉnh theo từng loại giao dịch.
- Tự động hóa quy trình: Theo dõi trạng thái hợp đồng theo thời gian thực, gửi thông báo, nhắc hạn ký, quản lý vòng đời hợp đồng một cách chuyên nghiệp.
- Tính năng đa bên: Cho phép nhiều bên cùng tham gia ký kết hợp đồng, hỗ trợ quản lý đối tác và lịch sử giao dịch minh bạch.
- Tích hợp ký số và lưu trữ: Hỗ trợ tích hợp chữ ký số theo chuẩn nhà nước và lưu trữ dữ liệu điện tử bảo mật, tuân thủ quy định pháp lý.
- Tuân thủ pháp lý: iContract được xây dựng trên nền tảng pháp luật Việt Nam, đảm bảo mọi hợp đồng giao kết đều có giá trị pháp lý và có thể sử dụng trong đối chiếu, kiểm tra hoặc xử lý tranh chấp.
Quy trình giao kết hợp đồng điện tử B2B là yếu tố then chốt trong việc xây dựng mối quan hệ kinh doanh bền vững, an toàn và hiệu quả. Việc ứng dụng các giải pháp như iContract của ThaisonSoft sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc và kiểm soát chặt chẽ các rủi ro pháp lý. Trong thời đại số, đầu tư vào hệ thống hợp đồng điện tử chính là bước đi chiến lược cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp B2B.
Để lại một phản hồi