Trong thời đại chuyển đổi số, việc ký hợp đồng online ngày càng phổ biến trong mọi lĩnh vực, từ thương mại, dịch vụ đến hành chính. Nhiều cá nhân và doanh nghiệp băn khoăn không biết hình thức ký kết qua mạng có được pháp luật công nhận hay không. Thực tế, theo Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử hoàn toàn có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về chủ thể, nội dung và hình thức ký kết. Cùng BHXH tham khảo dưới thông tin đây nhé.
Quy định về tính pháp lý của hợp đồng online
1. Ký hợp đồng online có được pháp luật công nhận không?
Tùy vào nhu cầu của các bên trong giao dịch hợp đồng mà việc ký hợp đồng được thực hiện online một cách đơn giản hay đúng chuẩn pháp lý.
Căn cứ Điều 34, Luật Giao dịch điện tử 2023, việc ký hợp đồng online (hay còn gọi là hợp đồng điện tử) được pháp luật Việt Nam công nhận và có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định.
Một hợp đồng online được coi là hợp pháp nếu thỏa mãn các điều kiện sau:
1) Các bên tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự
Dựa trên Khoản 1 và Khoản 2, Điều 117, Bộ luật Dân sự 2015 về điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự, giống như hợp đồng giấy, hợp đồng điện tử chỉ có hiệu lực khi các bên hoàn toàn tự nguyện, không bị ép buộc, và có đủ năng lực pháp lý.
2) Nội dung không vi phạm điều cấm của pháp luật
Căn cứ Khoản 3, Điều 117, Bộ luật Dân sự 2015, nội dung của hợp đồng giao kết qua mạng phải hợp pháp, không trái đạo đức xã hội.
3) Có thể hiện rõ ý chí giao kết
Theo Điều 23, Luật Giao dịch điện tử 2023, Việc ký hợp đồng online phải thể hiện rõ ý chí đồng thuận của các bên bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể (ví dụ: nhấn “Tôi đồng ý”, xác nhận OTP, ký số…).
4) Được xác thực bằng một trong các hình thức hợp lệ
Căn cứ Điều 8, Luật Giao dịch điện tử 2023, pháp luật công nhận một số hình thức ký điện tử có giá trị pháp lý, gồm:
- Chữ ký số (sử dụng USB Token, HSM, hay hệ thống ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số);
- Chữ ký điện tử được tạo bằng phương tiện đáng tin cậy (mã OTP, mã xác thực, hoặc nền tảng ký số có xác minh danh tính rõ ràng);
- Xác nhận qua email, website, ứng dụng nếu có thể chứng minh được danh tính và ý chí của người ký.
Ký hợp đồng online theo 2 cách
2. Hướng dẫn cách ký hợp đồng online có chữ ký số
Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được xem là hợp lệ khi được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép. Hiện nay, một số đơn vị uy tín như ECA, Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA, EFY-CA hay BKAV-CA đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng phổ biến.
Quy trình ký hợp đồng online bằng chữ ký số gồm 4 bước cơ bản:
Bước 1: Chuẩn bị hợp đồng dưới dạng file điện tử (PDF hoặc Word). Các bên rà soát nội dung, thống nhất điều khoản trước khi tiến hành ký hợp đồng online.
Bước 2: Cắm USB Token chứa chứng thư số vào máy tính (hoặc đăng nhập hệ thống ký số HSM nếu dùng chữ ký số điện tử không cần thiết bị vật lý).
Bước 3: Sử dụng phần mềm ký số được cung cấp bởi tổ chức chứng thực (ví dụ: ECA, ViettelSign, VNPT SmartCA, FPT eSign…) để thực hiện thao tác ký. Khi ký, hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã PIN để xác nhận danh tính.
Bước 4: Lưu và gửi hợp đồng đã ký đến đối tác qua email, nền tảng quản lý hợp đồng hoặc hệ thống ký số trực tuyến. Cả hai bên cần lưu trữ file gốc kèm thông tin chứng thư số để bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu khi kiểm chứng sau này.
Ưu điểm của hình thức này là đảm bảo tính pháp lý, dễ kiểm chứng, bảo mật tốt và phù hợp cho các hợp đồng có giá trị lớn, hợp đồng B2B, hợp đồng lao động, hoặc hợp đồng dịch vụ giữa doanh nghiệp với cá nhân.
3. Hướng dẫn ký hợp đồng online không cần chữ ký số
Trong trường hợp cá nhân hoặc hộ kinh doanh nhỏ chưa có chữ ký số, vẫn có thể ký hợp đồng online bằng các hình thức ký hợp đồng online khác, miễn là chứng minh được danh tính người ký và ý chí đồng thuận của các bên.
Một số cách ký hợp đồng online không cần chữ ký số phổ biến hiện nay gồm:
Cách 1: Ký trực tiếp trên file điện tử bằng bút cảm ứng hoặc hình ảnh chữ ký scan.
Người ký có thể sử dụng phần mềm như Adobe Acrobat, Foxit Reader hoặc ứng dụng di động để vẽ chữ ký. Tuy nhiên, hình thức này nên đi kèm với xác thực bổ sung (gửi qua email chính chủ, xác nhận qua OTP hoặc video call) để tăng tính tin cậy.
Cách 2: Ký qua nền tảng ký điện tử có xác thực danh tính (eSign, DocuSign, SignNow…).
Các hệ thống này lưu lại dấu thời gian (timestamp), địa chỉ IP, nhật ký thao tác và chứng minh được người ký là ai, ký khi nào. Đây là bằng chứng quan trọng nếu có tranh chấp phát sinh.
Cách 3: Xác nhận giao kết hợp đồng qua email, tin nhắn, hoặc ứng dụng có xác thực.
Với hình thức này, các bên gửi – nhận hợp đồng qua email, sau đó xác nhận “đồng ý ký kết” bằng email hoặc mã OTP. Nếu cần chứng minh, bản ghi email và log hệ thống có thể được sử dụng làm căn cứ pháp lý.
Hình thức ký không dùng chữ ký số phù hợp với cá nhân, hộ kinh doanh, hoặc các giao dịch dân sự nhỏ. Tuy nhiên, để bảo đảm an toàn pháp lý, nên chọn nền tảng uy tín, có lưu trữ dữ liệu và xác thực rõ ràng, tránh gửi qua các kênh không có bảo mật.
Như vậy, ký hợp đồng online là xu hướng tất yếu trong thời đại số, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu quy trình làm việc. Dù có hay không sử dụng chữ ký số, các bên vẫn có thể ký kết hợp đồng hợp pháp nếu đảm bảo đúng quy định pháp luật. Do đó, việc lựa chọn phương thức ký phù hợp và nền tảng đáng tin cậy sẽ giúp giao dịch điện tử trở nên an toàn, minh bạch và có giá trị pháp lý vững chắc.
Để lại một phản hồi