Hợp đồng điện tử ngày càng trở thành lựa chọn phổ biến trong hoạt động kinh doanh và quản trị doanh nghiệp nhờ sự tiện lợi, tốc độ và khả năng lưu trữ và tra soát hiệu quả. Đồng thời, giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tối ưu quy trình và đảm bảo giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy. Bài viết dưới đây BHXH tổng hợp các loại hợp đồng điện tử phổ biến, đồng thời cung cấp những lưu ý quan trọng và giải pháp phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý và ký kết an toàn, đúng luật.
Hợp đồng điện tử với các mục đích sử dụng khác nhau
1. Phân loại hợp đồng điện tử theo mục đích sử dụng
Hợp đồng điện tử có thể được phân loại dựa trên mục đích sử dụng (thương mại, lao động, dân sự) và theo công nghệ cấu thành (hợp đồng giấy lên web, hợp đồng hình thành qua giao dịch điện tử, hợp đồng qua email, hợp đồng trên nền tảng bên thứ ba)…
1.1 Hợp đồng lao động điện tử
Hợp đồng lao động điện tử là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về các điều kiện lao động, tiền lương, quyền và nghĩa vụ thông qua phương tiện điện tử.
Ví dụ: Hợp đồng lao động dài hạn, ngắn hạn.
1.2 Hợp đồng thương mại điện tử
Hợp đồng thương mại điện tử được hiểu là giao kết giữa các bên để mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nhằm mục đích sinh lợi thông qua phương tiện điện tử.
Ví dụ: Hợp đồng mua bán, hợp đồng đại lý, hợp đồng cung cấp dịch vụ trên các sàn thương mại điện tử.
1.3 Hợp đồng dân sự điện tử
Hợp đồng dân sự điện tử có thể hiểu là những thỏa thuận để xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.
Ví dụ: Hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê khoán, hợp đồng vận chuyển, ủy quyền…
2 Hình thức giao kết hợp đồng điện tử chính
2. Phân loại hợp đồng điện tử theo hình thức giao kết
Cách phân loại này tập trung vào cách thức các bên tương tác để hình thành hợp đồng:
2.1 Hợp đồng hình thành qua email (thư điện tử)
Các bên đàm phán và ký kết thông qua việc trao đổi email. Hình thức này thường được áp dụng cho các cá nhân hoặc doanh nghiệp không sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng chuyên nghiệp.
2.2 Hợp đồng ký kết qua phần mềm chuyên dụng
Hợp đồng được tạo, quản lý và ký số (bằng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử) thông qua các nền tảng hoặc phần mềm quản lý hợp đồng điện tử chuyên biệt. Hình thức này đảm bảo tính bảo mật và giá trị pháp lý cao hơn
3. Phân loại hợp đồng điện tử theo mô hình kinh doanh
Dựa trên các chủ thể tham gia giao dịch, hợp đồng điện tử cũng có thể được chia thành 3 loại sau:
- Hợp đồng B2B (Business-to-Business): Giao dịch điện tử giữa các doanh nghiệp với nhau.
- Hợp đồng B2C (Business-to-Consumer): Giao dịch giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng (khách hàng cá nhân).
- Hợp đồng C2C (Consumer-to-Consumer): Giao dịch giữa các cá nhân với nhau (ví dụ: mua bán trên các sàn thương mại điện tử)
4. Lưu ý đặc biệt khi giao kết hợp đồng điện tử
Hợp đồng điện tử là một phương thức giao kết hợp đồng đặc biệt, để đảm bảo việc ký kết không có sai sót, tranh chấp và có hiệu lực pháp lý, cần chú ý một số điều sau:
- Xác định rõ nhu cầu, tính pháp lý của hình thức giao kết: Doanh nghiệp cần chọn đúng loại chữ ký điện tử (chữ ký số, chữ ký nâng cao, OTP…) và đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật áp dụng cho từng loại hợp đồng.
- Kiểm tra tính xác thực của chủ thể: Xác minh danh tính các bên trước khi ký kết để tránh tình trạng giả mạo hoặc sử dụng trái phép tài khoản ký.
- Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu: Tài liệu điện tử phải được bảo toàn nội dung, không bị chỉnh sửa sau khi ký; hệ thống cần có lịch sử kiểm tra (log) đầy đủ.
- Lựa chọn nền tảng giao kết uy tín: Ưu tiên các phần mềm có chứng thư số hợp lệ, cơ chế mã hóa mạnh, khả năng lưu trữ lâu dài và đáp ứng tiêu chuẩn an ninh mạng.
- Chuẩn hóa quy trình nội bộ: Doanh nghiệp cần ban hành quy trình tiếp nhận – phê duyệt – ký kết – lưu trữ hợp đồng điện tử để đảm bảo nhất quán và giảm rủi ro pháp lý.
- Lưu trữ và sao lưu đúng quy định: Dữ liệu hợp đồng phải được lưu trữ an toàn, khả năng truy xuất nhanh và sẵn sàng phục vụ kiểm tra, đối chiếu hoặc tranh chấp.
5. Phần mềm ký kết các loại hợp đồng điện tử
Để việc ký kết và quản lý hợp đồng điện tử đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần một nền tảng đủ mạnh, bảo mật và đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý.
Trong bối cảnh nhiều đơn vị vẫn đang sử dụng email thủ công hoặc lưu trữ rời rạc, phần mềm quản lý hợp đồng điện tử như iContract trở thành giải pháp toàn diện giúp tối ưu toàn bộ quy trình. iContract hỗ trợ tạo hợp đồng từ mẫu có sẵn, phân quyền phê duyệt nội bộ, ký số trực tiếp ngay trên hệ thống và tự động ghi nhận lịch sử chỉnh sửa, mang lại tính minh bạch tuyệt đối. Hệ thống ứng dụng công nghệ mã hóa dữ liệu và lưu trữ tập trung, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, đối chiếu và giảm thiểu rủi ro thất lạc chứng từ.
Ngoài ra, iContract cho phép tích hợp với chữ ký số của nhiều nhà cung cấp uy tín, đảm bảo giá trị pháp lý đầy đủ theo Luật Giao dịch điện tử. Đây là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp muốn chuẩn hóa quy trình, tăng tốc độ phê duyệt và nâng cao hiệu quả quản trị hợp đồng.
Hợp đồng điện tử không chỉ là xu hướng mà đã trở thành chuẩn mực trong hoạt động giao dịch hiện đại. Việc hiểu rõ các loại hợp đồng, hình thức giao kết và những yêu cầu pháp lý giúp doanh nghiệp vận hành an toàn, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả. Kết hợp cùng một nền tảng chuyên nghiệp như iContract, doanh nghiệp dễ dàng chuẩn hóa toàn bộ quy trình, đảm bảo tính pháp lý và tối ưu hiệu suất ký kết và quản lý hợp đồng.
Để lại một phản hồi