7 ứng dụng của chữ ký số điện tử trong các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, chữ ký số điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu trong các giao dịch trực tuyến. Không chỉ giúp xác thực danh tính và đảm bảo tính pháp lý của văn bản, chữ ký số còn hỗ trợ cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp xử lý công việc nhanh chóng, an toàn và hiệu quả hơn. Vậy chữ ký số điện tử được ứng dụng như thế nào trong thực tế? Cùng BHXH lý giải thông tin ngay dưới đây nhé.

1. Chữ ký số điện tử là gì?

Chữ ký số điện tử là dạng chữ ký được tạo ra bằng công nghệ mã hóa khóa công khai (PKI), thể hiện danh tính của cá nhân hoặc tổ chức khi thực hiện giao dịch điện tử. Về bản chất, chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký viết tay và con dấu của doanh nghiệp khi ký kết văn bản trong môi trường số.

Khi sử dụng chữ ký số, hệ thống sẽ tạo ra một cặp khóa:

• Khóa bí mật (Private Key): dùng để ký dữ liệu.
• Khóa công khai (Public Key): dùng để xác thực và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu đã ký.

Chữ ký số thường được lưu trong USB Token, điện thoại, hoặc HSM ký số tập trung. Khi ký, toàn bộ dữ liệu được mã hóa để đảm bảo không thể bị chỉnh sửa sau khi phát hành.

Chữ ký số ECA (do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn phát triển) sử dụng công nghệ bảo mật chuẩn quốc tế, đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật về giao dịch điện tử và chữ ký số tại Việt Nam.

2. Giá trị pháp lý của chữ ký số điện tử

Tại Việt Nam, chữ ký số được thừa nhận về mặt pháp lý thông qua nhiều văn bản quy phạm pháp luật như: Luật Giao dịch điện tử, Nghị định 57/2006/NĐ-CP, Nghị định 26/2007/NĐ-CP và Nghị định 130/2018/NĐ-CP về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số…

Theo đó, chữ ký số có giá trị:

• Xác định người ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật
• Khẳng định dữ liệu không bị thay đổi sau thời điểm ký
• Thay thế con dấu doanh nghiệp trong các giao dịch điện tử

3. Ứng dụng của chữ ký số điện tử trong cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp

Chữ ký số để xác thực danh tính điện tử của người ký.

Chữ ký số được sử dụng rộng rãi trong hầu hết hoạt động điện tử hiện nay. Dưới đây là những nhóm ứng dụng tiêu biểu nhất:

3.1. Giao dịch thư điện tử và văn bản điện tử

• Ký email để xác minh người gửi
• Ký văn bản điện tử như PDF, Word, Excel
• Mã hóa nội dung email để đảm bảo bí mật thông tin

3.2. Ký hợp đồng trực tuyến

Thay vì gặp mặt trực tiếp, doanh nghiệp có thể:

• Ký hợp đồng điện tử từ xa
• Gửi và nhận tài liệu qua Internet
• Hạn chế in ấn, công chứng, vận chuyển hồ sơ

3.3. Kê khai, nộp thuế, nộp báo cáo tài chính

Chữ ký số điện tử được sử dụng bắt buộc trong:

• Kê khai thuế điện tử
• Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế GTGT
• Gửi báo cáo tài chính qua mạng

3.4. Khai báo hải quan và thông quan

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, chữ ký số được dùng để:

• Ký tờ khai hải quan
• Ký hồ sơ C/O, chứng từ vận tải
• Xác thực người dùng khi đăng nhập hệ thống VNACCS/VCIS

3.5. Đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính công

Chữ ký số được sử dụng để:

• Đăng ký doanh nghiệp online
• Gửi hồ sơ đến Bộ KH&ĐT, Bộ Công Thương, Bộ Tài chính…
• Ký các loại giấy phép, đề nghị, báo cáo

3.6. Giao dịch tài chính ngân hàng, thương mại điện tử

• Xác thực giao dịch bằng chữ ký số
• Ký hồ sơ vay vốn online
• Ký hợp đồng bảo hiểm, đầu tư chứng khoán

3.7. Xác thực người dùng trên các cổng trực tuyến

Người dùng có thể sử dụng chữ ký số để đăng nhập:

• Hệ thống thuế điện tử
• Cổng hải quan một cửa quốc gia
• Cổng thông tin doanh nghiệp

4. Chữ ký số ECA – Giải pháp ký số an toàn cho cá nhân và doanh nghiệp

ECA là giải pháp chữ ký số của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, đơn vị có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm thuế, hải quan, hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp. 

Chữ ký số ECA đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch điện tử.

ECA mang đến các ưu điểm nổi bật:

• Bảo mật tiêu chuẩn quốc tế
• Tốc độ ký nhanh, ổn định
• Hỗ trợ ký trên mọi thiết bị
• Tương thích tất cả hệ thống thuế, hải quan, hóa đơn điện tử
• Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7

Tóm lại, chữ ký điện tử đang trở thành công cụ quan trọng trong mọi hoạt động trực tuyến, từ giao dịch kinh doanh, thủ tục hành chính cho đến quản trị doanh nghiệp. Việc lựa chọn một giải pháp ký số uy tín sẽ giúp tổ chức và cá nhân đảm bảo tính pháp lý, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.