Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP ban hành ngày 24/12/2025, việc giao kết và ký hợp đồng lao động điện tử được siết chặt bằng cách thêm mã ID và bắt buộc có chữ ký số. Vậy quy trình ký hợp đồng lao động điện tử bằng chữ ký số mới như thế nào? Hiểu rõ quy trình ký hợp đồng lao động điện tử bằng chữ ký số không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo giá trị pháp lý và tạo thuận lợi cho việc quản trị nhân sự và số hóa thủ tục lao động.
Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử.
1. Áp dụng nhiều quy định mới đối với hợp đồng lao động điện tử từ 1/7/2026
Hợp đồng lao động điện tử được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP từ ngày 1/7/2026 hợp đồng lao động điện tử sẽ áp dụng nhiều quy định mới gồm:
- Hợp đồng lao động điện tử bắt buộc phải gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để cấp mã định danh (mã ID).
- Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thông qua eContract (hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử) bảo đảm các điều kiện khác nhau quy định tại Điều 6, Nghị định này.
2. Điều kiện về chữ ký số ký hợp đồng lao động điện tử
Điều kiện về chữ ký số ký hợp đồng lao động điện tử.
Tại Điều 6, Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về điều kiện, phương thức thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử. Theo đó, điều kiện về chữ ký số là một trong những điều kiện quan trọng bắt buộc để hợp đồng hợp lệ và đảm bảo tính pháp lý.
Cụ thể các điều kiện bắt buộc bao gồm:
- Chữ ký số hợp pháp: Hợp đồng phải được ký bằng chữ ký số theo tiêu chuẩn pháp luật về giao dịch điện tử.
- Dấu thời gian: Chữ ký số cần kèm theo dấu thời gian để xác định chính xác thời điểm ký.
- Cơ chế xác thực định danh: Người ký (cả người sử dụng lao động và người lao động) cần được xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Bảo mật dữ liệu: Hệ thống ký và lưu trữ hợp đồng phải đáp ứng yêu cầu bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu và quyền riêng tư theo luật.
3. Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử bằng chữ ký số
Căn cứ vào điều kiện, phương thức thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử được quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử bằng chữ ký số được thực hiện qua nền tảng eContract được thực hiện theo 5 bước cơ bản.
Quy trình 5 bước ký hợp đồng lao động điện tử.
Bước 1: Soạn thảo nội dung hợp đồng
Người sử dụng lao động soạn thảo hợp đồng lao động phù hợp với quy định của pháp luật lao động, bao gồm các điều khoản về công việc, lương, quyền và nghĩa vụ của hai bên.
Bước 2: Thiết lập hợp đồng trên hệ thống eContract
Hai bên (người sử dụng lao động và người lao động) đăng nhập vào hệ thống eContract để tạo bản hợp đồng điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Bước 3: Ký bằng chữ ký số kèm dấu thời gian
Để ký hợp đồng lao động điện tử, người sử dụng lao động và người lao động cần có chữ ký số đảm bảo các yêu cầu theo quy định của luật giao dịch điện tử.
- Bên sử dụng lao động ký hợp đồng trước bằng chữ ký số hợp pháp và dấu thời gian.
- Tiếp theo, người lao động ký bằng chữ ký số và dấu thời gian.
Hợp đồng sẽ có hiệu lực pháp lý từ thời điểm chữ ký số cuối cùng được xác thực, trừ trường hợp hai bên thỏa thuận khác.
Bước 4: Gửi hợp đồng lên nền tảng hợp đồng lao động điện tử
Sau khi người lao động hoàn tất ký số trên hệ thống, nhà cung cấp dịch vụ eContract gửi hợp đồng lên nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ để gắn mã định danh (ID).
Bước 5: Lưu trữ và quản lý hợp đồng
Hợp đồng lao động điện tử sau khi ký và gắn ID phải được lưu trữ an toàn trên hệ thống eContract hoặc nền tảng hợp đồng lao động điện tử, đảm bảo truy xuất khi cần phục vụ kiểm tra, quản lý nội bộ hoặc giải quyết tranh chấp.
Việc ký hợp đồng lao động điện tử bằng chữ ký số theo quy định mới tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP không chỉ là xu hướng tất yếu trong chuyển đổi số mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp và người lao động như tiết kiệm thời gian, chi phí, an toàn pháp lý và dễ dàng quản lý hợp đồng. Tuy nhiên, để đảm bảo hợp đồng có hiệu lực pháp lý, các bước trong quy trình ký hợp đồng cần được thực hiện đầy đủ và chính xác, từ soạn thảo, ký số, đến gửi và lưu trữ trên nền tảng eContract. Do đó, việc nắm rõ và áp dụng đúng quy trình ký hợp đồng lao động điện tử bằng chữ ký số là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự trong thời đại số. Tham khảo BHXH để biết thêm nhiều thông tin chi tiết nhé.
Để lại một phản hồi