Chữ ký số cá nhân hỗ trợ làm thủ tục hành chính online ra sao?

Chữ ký số cá nhân được xem là công cụ quan trọng giúp xác thực danh tính, là công cụ thực hiện ký điện tử hợp pháp và nâng cao tính bảo mật khi thực hiện các thủ tục hành chính online. Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, việc thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến và được khuyến khích áp dụng rộng rãi. Bài viết dưới đây BHXH sẽ giúp bạn làm rõ chữ ký số cá nhân hỗ trợ làm thủ tục hành chính ra sao. 

Chữ ký số cá nhân hỗ trợ làm thủ tục hành chính.

1. Chữ ký số cá nhân là gì?

Chữ ký số theo quy định tại Khoản 12, Điều 3, Luật giao dịch điện tử năm 2023 có hiệu lực từ ngày 01/7/2024 được định nghĩa như sau:

“Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.”

Theo định nghĩa về chữ ký số này, chữ ký số cá nhân có thể hiểu là dạng chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng (khóa bí mật và khóa công khai) cho phép ký xác nhận trên các tài liệu, hồ sơ điện tử, được đăng ký bởi cá nhân. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay nếu đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 

Hiện nay, chữ ký số cá nhân được sử dụng ngày càng phổ biến trong nhiều lĩnh vực như:

• Kê khai thuế điện tử;
• Giao dịch ngân hàng;
• Ký hợp đồng điện tử;
• Thực hiện dịch vụ công trực tuyến;
• Ký hồ sơ bảo hiểm xã hội;
• Xác thực thông tin trên cổng dịch vụ công.

2. Chữ ký số cá nhân hỗ trợ làm thủ tục hành chính online ra sao?

Trước đây, khi thực hiện dịch vụ công, người dân phải in ấn hồ sơ, ký tay, chứng thực bản sao và đến nộp trực tiếp tại các cơ quan một cửa. Hiện nay, chữ ký số cá nhân thay đổi hoàn toàn phương thức này tiến tới tối ưu hóa quy trình làm thủ tục hành chính.

Chữ ký số cá nhân tối ưu hóa nộp hồ sơ trực tuyến.

2.1. Tối ưu hóa quy trình “Nộp hồ sơ trực tuyến”

Đối với các thủ tục hành chính mức độ toàn trình (dịch vụ công trực tuyến cấp độ 4), toàn bộ quy trình từ nộp hồ sơ, thanh toán lệ phí cho đến nhận kết quả đều được thực hiện qua mạng. Chữ ký số cá nhân cho phép người dân ký trực tiếp vào các tờ khai điện tử (Format PDF, XML…) ngay trên Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của các Tỉnh/Thành phố mà không cần xuất bản tài liệu giấy.

2.2. Thay thế việc xác thực danh tính truyền thống

Khi sử dụng chữ ký số cá nhân thay vì phải xuất trình Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân trực tiếp để cán bộ đối chiếu thì hệ thống dịch vụ công sẽ tự động quét và xác thực chứng thư số của công dân, từ đó phê duyệt hồ sơ một cách tự động và nhanh chóng. Tuy nhiên, chữ ký số cá nhân này phải được cấp bởi các tổ chức chứng thực được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép – CA, và trong thời gian còn hiệu lực theo quy định của pháp luật.

2.3. Hỗ trợ đa dạng các đầu mục thủ tục hành chính

Chữ ký số cá nhân hiện đang hỗ trợ đắc lực trong các nhóm thủ tục hành chính phổ biến bao gồm:

Nhóm thủ tục hành chính	Ứng dụng cụ thể của chữ ký số cá nhân
Khai thuế cá nhân	Ký và nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN, hoàn thuế TNCN trực tuyến qua hệ thống Thừa điện tử của Tổng cục Thuế.
Bảo hiểm xã hội (BHXH)	Ký nộp hồ sơ hưởng BHXH một lần, giải quyết chế độ thai sản, ốm đau thông qua cổng BHXH Việt Nam.
Đăng ký kinh doanh	Ký hồ sơ thành lập hộ kinh doanh cá thể, doanh nghiệp tư nhân trực tuyến.
Tư pháp & Hộ tịch	Ký số trên các tờ khai đăng ký kết hôn, khai sinh, cấp phiếu lý lịch tư pháp điện tử.
Giao dịch tài chính công	Ký các văn bản liên quan đến quyền sử dụng đất, nộp lệ phí trước bạ, giao dịch kho bạc nhà nước.

3. Lợi ích vượt trội cho công dân và cơ quan quản lý

Chữ ký số cá nhân giúp người dùng tiết kiệm thời gian và chi phí.

Việc áp dụng chữ ký số cá nhân vào dịch vụ công trực tuyến mang lại lợi ích kép cho cả người dân lẫn hàng ngũ quản lý hành chính:

• Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí: Người dân không phải xếp hàng, không tốn chi phí đi lại, in ấn hay công chứng giấy tờ. Các thủ tục có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi, kể cả ngoài giờ hành chính.
• Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ: Do hồ sơ số hóa có tính xác thực cao và đồng bộ cấu trúc, các cơ quan chức năng có thể ứng dụng phần mềm tự động rà soát, giảm thiểu thời gian thẩm định thủ công, từ đó trả kết quả nhanh hơn.
• Minh bạch hóa quá trình giải quyết: Tránh tình trạng nhũng nhiễu, tiêu cực do toàn bộ tiến trình xử lý hồ sơ đều được lưu vết (log) rõ ràng trên hệ thống điện tử.

4. Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số cá nhân làm thủ tục online

Để quá trình giao dịch hành chính trực tuyến diễn ra thông suốt, công dân cần lưu ý một số điểm sau:

• Lựa chọn nhà cung cấp uy tín: Chỉ sử dụng chữ ký số được cấp bởi các tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng (như ECA của Thaison Soft, VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, Bkav-CA, SmartSign…) được cấp phép hợp pháp.
• Kiểm tra thời hạn chứng thư số: Chữ ký số cá nhân luôn có thời hạn cấu hình (thường từ 1 – 3 năm). Cầm đảm bảo chứng thư số còn hạn trước khi tiến hành ký nộp hồ sơ để tránh bị hệ thống từ chối.
• Bảo mật thông tin kích hoạt: Giữ bảo mật thông tin mã PIN (đối với USB Token) hoặc thông tin tài khoản kích hoạt (đối với chữ ký số từ xa – Remote Signing) cho người khác để tránh rủi ro bị trục lợi pháp lý.

>>> Xem thêm: dịch vụ chữ ký số, chữ ký số giá bao nhiêu

Có thể thấy, chữ ký số cá nhân đang trở thành công cụ quan trọng hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục hành chính online nhanh chóng, thuận tiện và an toàn hơn. Việc ứng dụng chữ ký số không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số và hiện đại hóa nền hành chính công. Trong thời gian tới, khi các dịch vụ công trực tuyến tiếp tục được mở rộng, việc sở hữu và sử dụng chữ ký số cá nhân sẽ ngày càng cần thiết đối với mỗi cá nhân trong các giao dịch điện tử và thủ tục hành chính hiện đại.