Từ 01/7/2026, thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử lên tới 10 năm

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hợp đồng lao động điện tử đang dần thay thế phương thức ký kết truyền thống nhờ tính linh hoạt, tiết kiệm và dễ quản lý. Tuy nhiên, một trong những vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp và bộ phận nhân sự cần đặc biệt lưu ý là thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử. Theo quy định mới tại Thông tư 08/2026/TT-BNV, thời hạn lưu trữ loại tài liệu này có thể lên tới 10 năm.

Bài viết dưới đây BHXH sẽ phân tích chi tiết quy định này, đồng thời làm rõ ý nghĩa và cách áp dụng trong thực tế quản trị doanh nghiệp.

1. Quy định mới về lưu trữ hợp đồng lao động điện tử

Theo Khoản 3, Điều 18, Thông tư 08/2026/TT-BNV, hợp đồng lao động điện tử được xác định là một loại tài liệu cần lưu trữ có thời hạn. Cụ thể, quy định bắt buộc lưu trữ tối thiểu lên đến 10 năm, tùy theo tính chất và yêu cầu quản lý của từng đơn vị.

• Thời hạn lưu trữ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử là 10 năm;
• Thời điểm bắt đầu tính thời hạn: kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt;
• Phạm vi dữ liệu lưu trữ bao gồm:
  • Hợp đồng lao động điện tử;
  • Phụ lục hợp đồng lao động điện tử;
  • Các văn bản điện tử khác có liên quan.

Trường hợp 1: Chỉ có 1 hợp đồng lao động.

• Thời hạn lưu trữ = 10 năm kể từ ngày hợp đồng đó chấm dứt.

Ví dụ: 

Hợp đồng kết thúc ngày 01/01/2026. Doanh nghiệp phải lưu trữ đến hết ngày 01/01/2036.

Trường hợp 2: Có nhiều hợp đồng lao động liên tiếp.

Quy định dẫn chiếu đến Điều 20, Bộ luật Lao động 2019 về việc ký nhiều hợp đồng liên tục.

Khi đó: Thời hạn 10 năm không tính theo từng hợp đồng riêng lẻ, mà được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.

Ví dụ:

• HĐLĐ 1: 2022 – 2023;
• HĐLĐ 2: 2023 – 2025;
• HĐLĐ 3: 2025 – 2027.

→ Thời hạn lưu trữ tất cả hồ sơ = 10 năm tính từ năm 2027 (hợp đồng cuối cùng).

→ Điều này có nghĩa là hợp đồng cũ vẫn phải lưu lâu hơn 10 năm nếu có chuỗi hợp đồng liên tục.

Thời hạn lưu trữ bắt buộc hợp đồng lao động điện tử tăng lên 10 năm

2. Vì sao thời hạn lưu trữ lên tới 10 năm?

Việc quy định thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm xuất phát từ nhiều yếu tố pháp lý và thực tiễn như:

– Đảm bảo phục vụ kiểm tra, thanh tra:

Cơ quan quản lý nhà nước (lao động, bảo hiểm, thuế) có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hồ sơ lao động trong nhiều năm trước đó. Việc lưu trữ dài hạn giúp doanh nghiệp chủ động khi bị kiểm tra.

– Phòng ngừa tranh chấp lao động:

Các tranh chấp liên quan đến hợp đồng lao động có thể phát sinh sau nhiều năm, đặc biệt là các vấn đề về quyền lợi, chấm dứt hợp đồng hoặc bồi thường.

– Phù hợp với thời hiệu khởi kiện:

Một số tranh chấp lao động có thời hiệu kéo dài, nên việc lưu trữ hợp đồng trong thời gian dài là cần thiết để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.

– Đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ:

Dữ liệu lao động là nguồn thông tin quan trọng phục vụ đánh giá nhân sự, xây dựng chính sách và kiểm soát rủi ro.

>>> Xem thêm: ký hợp đồng online

3. Doanh nghiệp cần lưu trữ hợp đồng lao động điện tử như thế nào?

Để tuân thủ quy định và hạn chế rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình lưu trữ hợp đồng lao động điện tử một cách bài bản:

– Đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng:

• Hợp đồng phải được ký bằng chữ ký số hợp lệ.
• Nội dung đầy đủ theo quy định của pháp luật lao động.

– Đảm bảo an toàn dữ liệu:

• Lưu trữ trên hệ thống có mã hóa dữ liệu.
• Có cơ chế sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu.
• Phân quyền truy cập rõ ràng giữa các bộ phận.

– Đảm bảo khả năng truy xuất:

• Dễ dàng tìm kiếm theo tên nhân sự, thời gian ký, loại hợp đồng.
• Có hệ thống quản lý tài liệu khoa học, tránh thất lạc.

– Xác định thời hạn lưu trữ cụ thể:

• Không phải mọi hợp đồng đều bắt buộc lưu đủ 10 năm.
• Doanh nghiệp có thể xây dựng quy chế nội bộ (ví dụ: 5 năm, 7 năm, 10 năm) tùy theo nhu cầu và mức độ rủi ro.

4. Rủi ro nếu không tuân thủ quy định lưu trữ hợp đồng lao động

Việc không lưu trữ hoặc lưu trữ không đúng quy định hợp đồng lao động điện tử có thể dẫn đến nhiều hệ quả:

• Không có căn cứ pháp lý khi xảy ra tranh chấp lao động;
• Mất dữ liệu quan trọng ảnh hưởng đến quản trị nhân sự;
• Khó chứng minh chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.
• Bị xử phạt hành chính khi cơ quan chức năng kiểm tra (do gián tiếp dẫn đến việc không có hồ sơ để xuất trình khi cơ quan chức năng kiểm tra trong sổ quản lý lao động; Không có dữ liệu chứng minh quan hệ lao động).

(Lưu ý: Mức phạt đối với cá nhân bằng một nửa mức phạt của tổ chức).

Đặc biệt, trong môi trường số, rủi ro không chỉ đến từ việc thiếu hồ sơ mà còn từ mất dữ liệu, lỗi hệ thống hoặc bảo mật kém.

Lưu trữ hợp đồng lao động điện tử trên phần mềm iContract

5. Giải pháp tối ưu cho lưu trữ hợp đồng lao động điện tử

Để đáp ứng quy định lưu trữ lên tới 10 năm, doanh nghiệp nên cân nhắc các giải pháp sau:

• Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng điện tử tích hợp tính năng quản lý nhân sự;
• Áp dụng công nghệ điện toán đám mây để đảm bảo tính liên tục của dữ liệu;
• Thiết lập quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu định kỳ;
• Đào tạo nhân sự về quản lý và bảo mật thông tin.

Việc đầu tư vào hệ thống lưu trữ không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản trị dài hạn. Trong bối cảnh đó, các giải pháp hợp đồng điện tử chuyên biệt như iContract đang trở thành lựa chọn đáng cân nhắc cho doanh nghiệp. Không chỉ hỗ trợ ký kết hợp đồng nhanh chóng, iContract còn tích hợp khả năng lưu trữ tập trung, bảo mật dữ liệu, truy xuất linh hoạt và đáp ứng đầy đủ yêu cầu lưu trữ lên tới 10 năm theo quy định pháp luật. Đây là nền tảng phù hợp giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tuân thủ, vừa tối ưu vận hành trong quá trình chuyển đổi số.

Như vậy, quy định tại Thông tư mới về việc lưu trữ hợp đồng lao động điện tử tối thiểu 10 năm kể từ 1/7/2026 là bước tiến quan trọng trong việc hoàn thiện khung pháp lý cho quản lý lao động trong môi trường số. Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng hệ thống lưu trữ an toàn, khoa học và phù hợp với quy định để vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu hiệu quả quản trị nhân sự và giảm thiểu rủi ro trong dài hạn.