Trong quá trình sử dụng, nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng chữ ký số trên USB Token hết hạn nhưng không biết có gia hạn được hay phải mua mới hoàn toàn. Vậy USB Token hết hạn có gia hạn được không? Bài viết dưới đây BHXH sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy định và cách xử lý phù hợp.
1. USB Token hết hạn là gì? Có gia hạn được không?
USB Token là thiết bị phần cứng dùng để lưu trữ chứng thư số và khóa bí mật của doanh nghiệp hoặc cá nhân. Thiết bị này hoạt động như “chìa khóa điện tử” để thực hiện ký số trên các hệ thống điện tử như thuế, hóa đơn điện tử, hải quan, ngân hàng hoặc bảo hiểm xã hội.
USB Token bị hết hạn là tình huống thường gặp khi sử dụng chữ ký số.
Trên thực tế, thứ hết hạn không phải là thiết bị USB Token mà là chứng thư số được lưu trong thiết bị. Mỗi chứng thư số đều có thời hạn sử dụng nhất định, phổ biến từ 1 năm đến 3 năm tùy gói đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số.
Khi chứng thư số hết hạn, doanh nghiệp sẽ không thể tiếp tục thực hiện ký số dù USB Token vẫn còn hoạt động bình thường. Lúc này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể gia hạn chứng thư số mà không cần thay mới USB Token nếu thiết bị vẫn sử dụng ổn định.
Việc gia hạn thường được thực hiện thông qua nhà cung cấp chữ ký số. Sau khi hoàn tất gia hạn, chứng thư số mới sẽ được cập nhật vào USB Token để doanh nghiệp tiếp tục sử dụng.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể cần đổi thiết bị mới như:
- USB Token bị hỏng hoặc không nhận thiết bị
- Thiết bị quá cũ, không còn tương thích hệ thống mới
- Thay đổi loại chữ ký số hoặc thay đổi nhà cung cấp
- Token bị khóa do nhập sai mã PIN nhiều lần
Do đó, nếu chỉ hết hạn chứng thư số thông thường thì doanh nghiệp không cần quá lo lắng vì đa số đều có thể gia hạn để tiếp tục sử dụng.
2. USB Token hết hạn có ảnh hưởng gì không?
Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện USB Token hết hạn khi đang cần xuất hóa đơn hoặc nộp hồ sơ điện tử. Việc chứng thư số hết hiệu lực có thể gây gián đoạn nhiều hoạt động quan trọng.
Chứng thư số hết hạn làm gián đoạn nhiều hoạt động quan trọng.
Trước hết, doanh nghiệp sẽ không thể ký số trên các hệ thống điện tử. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc:
- Xuất hóa đơn điện tử
- Kê khai và nộp thuế điện tử
- Nộp hồ sơ BHXH
- Thực hiện thủ tục hải quan điện tử
- Ký hợp đồng điện tử hoặc hồ sơ nội bộ
Nếu tình trạng hết hạn kéo dài, doanh nghiệp còn có nguy cơ chậm nộp hồ sơ thuế hoặc chậm phát hành hóa đơn điện tử, từ đó phát sinh rủi ro xử phạt hành chính theo quy định.
Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn rằng hóa đơn điện tử đã phát hành trước thời điểm hết hạn sẽ mất giá trị pháp lý. Thực tế, hóa đơn đã được ký số hợp lệ trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực vẫn có giá trị pháp lý bình thường. Việc chứng thư số hết hạn sau đó không làm mất hiệu lực của các hóa đơn đã phát hành hợp lệ trước đó.
Tuy nhiên, các hóa đơn được ký sau thời điểm chứng thư số hết hạn có thể không được chấp nhận do chữ ký số không còn hiệu lực tại thời điểm ký. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra thời hạn chữ ký số để chủ động gia hạn trước khi hết hạn, tránh gián đoạn công việc.
3. Cách gia hạn USB Token nhanh chóng và lưu ý doanh nghiệp cần biết
Thông thường, trước khi chứng thư số hết hạn, nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số sẽ gửi thông báo qua email, điện thoại hoặc hệ thống quản lý dịch vụ để doanh nghiệp chủ động gia hạn.
Quy trình gia hạn thường gồm các bước cơ bản:
Bước 1: Doanh nghiệp lựa chọn thời gian gia hạn phù hợp như 1 năm, 2 năm hoặc 3 năm tùy nhu cầu sử dụng.
Bước 2: Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ cập nhật chứng thư số mới vào USB Token. Tùy từng đơn vị cung cấp, việc cập nhật có thể thực hiện trực tuyến hoặc thông qua phần mềm hỗ trợ từ xa mà không cần thay thiết bị mới.
>>> Xem thêm: dịch vụ chữ ký số, đăng ký chữ ký số
Bước 3: Doanh nghiệp nên kiểm tra lại thông tin chứng thư số như:
- Thời hạn hiệu lực mới
- Tên doanh nghiệp
- Mã số thuế
- Tình trạng hoạt động của Token
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên lưu ý một số vấn đề quan trọng trong quá trình sử dụng USB Token:
- Không nên để chữ ký số hết hạn quá lâu mới gia hạn vì có thể ảnh hưởng tới hoạt động kê khai, hóa đơn hoặc giao dịch điện tử.
- Không chia sẻ USB Token và mã PIN cho nhiều người sử dụng chung nhằm hạn chế rủi ro lộ khóa bí mật hoặc ký số trái phép.
- Nên ưu tiên sử dụng chữ ký số từ nhà cung cấp uy tín để đảm bảo khả năng tương thích với hệ thống thuế, hóa đơn điện tử và các cổng dịch vụ công.
Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp số, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn hiện cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng ECA dành cho doanh nghiệp và cá nhân. Giải pháp hỗ trợ thực hiện nhiều nghiệp vụ điện tử như kê khai thuế, hóa đơn điện tử, BHXH, hải quan và các giao dịch trực tuyến khác một cách nhanh chóng, an toàn, đáp ứng đúng quy định pháp luật hiện hành. Chủ động kiểm tra và gia hạn chữ ký số đúng thời điểm cũng là cách giúp doanh nghiệp duy trì liên tục các hoạt động điện tử, hạn chế gián đoạn trong quá trình vận hành.
Để lại một phản hồi