Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc thực hiện thủ tục hải quan điện tử là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập, vẫn còn lúng túng trong quá trình đăng ký và sử dụng chữ ký số hải quan. Bài viết sau BHXH sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký chữ ký hải quan góp phần giúp doanh nghiệp thuận lợi hoàn tất thủ tục để đi vào hoạt động.
Quy trình đăng ký chữ ký số hải quan.
1. Chữ ký số hải quan là gì?
Chữ ký số hải quan là chữ ký điện tử được sử dụng để xác thực danh tính của doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hải quan điện tử trên hệ thống của Tổng cục Hải quan. Chữ ký số này có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Thông qua chữ ký số hải quan, doanh nghiệp có thể:
- Khai báo tờ khai hải quan điện tử;
- Nộp thuế, lệ phí xuất nhập khẩu;
- Tra cứu, xử lý hồ sơ hải quan trực tuyến;
- Thực hiện các giao dịch khác với cơ quan hải quan.
2. Điều kiện đăng ký chữ ký số hải quan
Máy tính đăng bắt buộc cài đặt Java.
Để đăng ký chữ ký số hải quan, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:
- Đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động hợp pháp;
- Có chữ ký số hợp lệ do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép;
- Có thiết bị máy tính kết nối internet ổn định;
- Có người phụ trách thực hiện thủ tục hải quan điện tử.
Chú ý:
- Doanh nghiệp phải dùng chữ ký số để đăng ký.
- Có thể dùng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế để đăng ký với cơ quan hải quan.
- Tổng cục Hải quan chấp nhận tất cả chữ ký số của các nhà cung cấp dịch vụ Chứng thực chữ ký số đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép và đã xác nhận hợp chuẩn với cơ quan hải quan.
- Máy đăng ký phải cài Java.
3. Quy trình đăng ký chữ ký số hải quan
Việc đăng ký chữ ký số (USB Token) với cơ quan Hải quan được thực hiện trực tuyến tại cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan (https://dknsd.customs.gov.vn). Doanh nghiệp cần sử dụng trình duyệt Internet Explorer (IE), cắm USB Token và cài đặt Java hỗ trợ.
3.1. Hồ sơ đăng ký chữ ký số hải quan
Hồ sơ đăng ký chữ ký số hải quan thông thường bao gồm:
- Thông tin doanh nghiệp (tên, mã số thuế, địa chỉ);
- Thông tin chữ ký số (nhà cung cấp, số seri chứng thư số, thời hạn hiệu lực);
- Thông tin người đại diện hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục hải quan.
Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác thông tin ngay từ đầu sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng, tránh phải chỉnh sửa nhiều lần.
3.2. Quy trình đăng ký chữ ký số hải quan chi tiết
Quy trình đăng ký chữ ký số hải quan được thực hiện theo các bước cơ bản sau:
Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số
Doanh nghiệp cần mua và cài đặt chữ ký số từ nhà cung cấp chữ ký số được Bộ Thông tin và truyền thông cấp phép (Ví dụ: ECA của Thaisonsoft, VNPT, Viettel, FPT, MISA… cung cấp) và cắm vào máy tính.
Bước 2: Truy cập hệ thống hải quan điện tử
Truy cập hệ thống web của Tổng cục Hải quan tại địa chỉ: Hải quan Việt Nam
Truy cập cổng thông tin điện tử Cơ quan Hải quan.
Bước 3: Đăng ký thông tin chữ ký số
Trường hợp đăng ký mới:
Chọn mục “Đăng ký chữ ký số”:
Nhập mã số thuế (MST), số CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật, số seri chữ ký số và thời hạn hiệu lực.
Nhấn chọn “Xem thông tin”:
Nhập thông tin lần lượt gồm:
- Ngày hiệu lực đăng ký
- Ngày hết hiệu lực đăng ký
Sau đó nhấn chọn “Đăng ký thông tin”.
Bước 4: Ký điện tử và gửi đăng ký
Hệ thống hiển thị hộp thoại yêu cầu nhập mã PIN chữ ký số, bạn xác nhận bằng cách nhập mã PIN để ký số, sau đó nhấn chọn “OK” để hoàn tất.
Bước 5: Chờ phê duyệt và xác nhận
Hệ thống sẽ gửi phản hồi về tình trạng đăng ký (thường có hiệu lực sau 1 ngày làm việc). Sau khi được cơ quan hải quan chấp thuận, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để thực hiện các thủ tục hải quan điện tử.
Lưu ý:
Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan Thuế để đăng ký với cơ quan Hải quan. Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp nhận được thông tin về User ID, Terminal ID và Terminal Access Key để thiết lập trên phần mềm khai hải quan VNACCS/VCIS.
4. Một số lỗi thường gặp khi đăng ký chữ ký số hải quan cần lưu ý
Trên thực tế, khi đăng ký chữ ký số doanh nghiệp có thể gặp một số lỗi như:
- Máy đăng ký phải cài Java
- Đăng ký trên các trình duyệt không phải là trình duyệt Internet Explorer (IE).
- Thông tin doanh nghiệp không trùng khớp với dữ liệu thuế;
- Chữ ký số hết hạn hoặc chưa được cài đặt đúng cách;
- Chưa phân quyền đúng cho người thực hiện thủ tục hải quan;
- Lỗi trình duyệt hoặc chưa cài đặt đầy đủ phần mềm hỗ trợ ký số.
>>> Xem thêm: đăng ký chữ ký số, dịch vụ chữ ký số.
Việc kiểm tra kỹ trước khi đăng ký sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế gián đoạn trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Có thể thấy, đăng ký chữ ký số hải quan là bước bắt buộc và có ý nghĩa quan trọng đối với mọi doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩu. Việc nắm rõ quy trình đăng ký và thực hiện đúng quy trình ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp khai báo hải quan thuận lợi mà còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
Để lại một phản hồi