Cần làm gì khi chữ ký số đã hết hạn?

Chữ ký số được cung cấp có thời hạn nhất định, khi chữ ký số hết hạn thì doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng gì? ECA sẽ hướng dẫn quý khách các thao tác kiểm tra thời hạn chữ ký số và các bước gia hạn chữ ký số.

1. Chữ ký số hết hạn ảnh hưởng gì tới người dùng?

Mỗi chữ ký số đều có thời hạn theo gói cước đăng ký.

Khi chữ ký số đã hết hạn, người sử dụng không thể tiếp tục sử dụng nó để xác thực hoặc ký các tài liệu mới. Điều này có thể gây khó khăn và ngăn cản việc thực hiện các giao dịch hoặc quy trình kỹ thuật số có yêu cầu sử dụng chữ ký số.

Nếu chữ ký số hết hạn và không được cập nhật kịp thời, các quy trình kỹ thuật số liên quan có thể bị tạm ngừng hoặc gián đoạn tạm thời. Điều này có thể gây trì hoãn và ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân sử dụng chữ ký số đó.

Ngoài ra chữ ký số hết hạn còn ảnh hưởng đến người dùng và quá trình ký tài liệu như:

• Cần phải gia hạn hoặc làm mới chữ ký số: Để tiếp tục sử dụng chữ ký số, bạn cần phải gia hạn hoặc làm mới nó từ nhà cung cấp chữ ký số. Quá trình này có thể đòi hỏi chi phí và thời gian.
• Cần phải cập nhật thông tin: Khi gia hạn chữ ký số, bạn có thể cần cập nhật thông tin và xác thực lại danh tính của mình cho nhà cung cấp chữ ký số.

Nhìn chung khi chữ ký số hết hạn có thể gây gián đoạn các hoạt động sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp, cá nhân. Trong trường hợp sử dụng chữ ký số đã hết hạn để thực hiện ký trên các hệ thống dịch vụ công, hệ thống sẽ hiển thị báo lỗi như: Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng.

Để tránh những ảnh hưởng tiêu cực khi chữ ký số hết hạn, bạn nên chủ động quản lý và theo dõi thời hạn của chữ ký số. Gia hạn chữ ký số trước khi nó hết hạn sẽ đảm bảo rằng bạn có thể tiếp tục sử dụng nó một cách liền mạch và đáng tin cậy trong các quá trình ký và xác thực thông tin.

2. Cách kiểm tra thời hạn của chữ ký số

Hiện nay, nhiều công cụ và website giúp kiểm tra chữ ký số đang được cung cấp miễn phí cho người sử dụng. Dưới đây là 2 phương pháp đơn giản và tiện lợi nhất.

Kiểm tra chữ ký số đã hết hạn hay chưa qua công cụ nào?

Cách 1: Kiểm tra hạn chữ ký số qua website của Tổng cục Thuế

Bước 1: Truy cập tại  website của Tổng cục Thuế => Đăng nhập tài khoản thuế của doanh nghiệp.

Bước 2: Click vào mục Tra cứu => Chọn Tra cứu tờ khai của doanh nghiệp => Nhấn Tra cứu.

Bước 3: Lựa chọn một tờ khai đã nộp thuế của doanh nghiệp với cơ quan thuế.

Bước 4: Kiểm tra hạn chữ ký số bằng việc chọn mục Xem chứng thư số.

Cách 2: Kiểm tra hạn chữ ký số thông qua phần mềm

Mỗi chữ ký số khi được cung cấp sẽ được cài đặt bộ phần mềm đi kèm, bao gồm phần mềm quản lý và plugin chữ ký số. Trong phần mềm quản lý chữ ký số, hệ thống sẽ cung cấp những thông tin cơ bản và một số thiết lập dành cho người sử dụng.

Bước 1: Bạn mở phần mềm chữ ký số trên máy tính (Token manager), sau đó nhập mã PIN của chữ ký số để truy cập

Bước 2: Vào mục Chứng thư số => chọn Khóa công khai => Chọn xem/hiển thị. Bạn dễ dàng xem được thời hạn của chữ ký số hiển thị trên màn hình.

3. Cách gia hạn chữ ký số đã hết hạn

Hướng dẫn gia hạn chữ ký số.

Khi chữ ký số hết hạn, việc xử lý kịp thời là rất quan trọng để tránh gián đoạn các giao dịch trực tuyến. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể về quy trình gia hạn chữ ký số.

Mỗi nhà cung cấp chữ ký số sẽ có quy trình gia hạn riêng, nhưng bạn không cần lo lắng vì khi đăng ký dịch vụ, nhà cung cấp đã cung cấp thông tin liên hệ. Họ sẽ hỗ trợ bạn gia hạn chữ ký số theo yêu cầu. 

Một cách khác nếu quý khách chưa có sẵn thông tin liên hệ là truy cập phần mềm Token manager để lấy thông tin nhà cung cấp hoặc gửi yêu cầu gia hạn từ ứng dụng đó.

Đồng thời, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho thủ tục gia hạn

a, Đối với cá nhân:

• Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD) của chủ sở hữu chữ ký số.
• Giấy phép sử dụng chữ ký số theo quy định pháp luật.

b, Đối với doanh nghiệp:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Căn cước của người đại diện kinh doanh

Việc gia hạn chữ ký số trong thời gian dài hơn (như 2 năm, 3 năm) thường có mức giá ưu đãi hơn so với gia hạn ngắn hạn, đồng thời hạn chế số lần phải thực hiện gia hạn trong trường hợp cần sử dụng chữ ký số liên tục.

Tham khảo thêm nhiều thông tin tại https://bhxh.edu.vn/. Nếu quý khách đang tìm kiếm chữ ký số cho đơn vị của mình, xin vui lòng liên hệ Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA để được tư vấn thêm về các gói dịch vụ và thủ tục đăng ký theo hotline:

Miền Bắc: 1900.4767

Miền Trung, Nam: 1900.4768.