Hướng dẫn báo giảm bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty

Khi có sự thay đổi giảm về số lượng nhân sự, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình báo giảm bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Trong bài viết này, Bảo hiểm xã hội eBH sẽ hướng dẫn bạn đọc thực hiện các quy trình cần thiết từ làm hồ sơ, thủ tục báo giảm bảo hiểm XH và nơi để bạn đọc có thể nộp những hồ sơ này.

Thủ tục báo giảm BHXH

Khi doanh nghiệp có sự điều chỉnh về số lượng nhân viên mà cụ thể ở đây là giảm về số lượng, người kê khai BHXH của doanh nghiệp cần làm hồ sơ báo giảm BHXH bao gồm:

  1. Hợp đồng lao động giữa công ty với nhân viên (HĐLĐ có ký tên, đóng dấu)
  2. Quyết định cho thôi việc nhân viên, có ký tên đóng dấu của công ty.
  3. Thông tin của nhân viên báo giảm và điền đầy đủ theo phiếu giao nhận hồ sơ 600a của BHXH.

Phiếu giao nhận hồ sơ 600a của BHXH Tải về

Nộp hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội ở đâu?

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các giầy tờ đúng theo mục đích giảm BHXH như bên trên, cùng với một bản phiếu giao nhận hồ sơ 600/600a đã được điền cẩn thận, bạn đọc có 2 cách để nộp hồ sơ.

Nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội

Bạn đọc có thể đến trực tiếp cơ quan BHXH nơi công ty/ doanh nghiệp đăng ký BHXH để nộp hoặc gửi thông qua đường bưu điện. Tuy nhiên, hiện nay phương thức báo giảm cho nhân viên bằng hồ sơ giấy trực tiếp không còn được áp dụng nhiều. Đa số hiện nay, các doanh nghiệp đang lựa chọn hình thức khai báo giảm BHXH online vừa tiết kiệm lại nhanh chóng.

Nộp trên phần mềm khai bảo hiểm xã hội

Còn được biết đến là phương thức khai bảo hiểm xã hội qua mạng. Ưu điểm của hình thức này là sự tiện lợi và tiết kiệm thời gian do đó mà nó được đa số các cơ quản BHXH cấp quận, huyện áp dụng.

Xem thêm: Khai bảo hiểm xã hội qua mạng cần chú ý điều gì?

Điều kiện để nộp báo giảm BHXH online

Để sử dụng được hình thức này, daonh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện sau:

  • Máy vi tính có kết nối mạng internet
  • Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội để tạo được file hồ sơ.
  • Chữ ký số (Token) để nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH thông qua trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn.

Các bước thực hiện nộp báo giảm BHXH online

Bước 1: Đăng ký tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử cho công ty trên trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn

Bước 2: Tải phần mềm kê khai BHXH về để kê khai và kết xuất ra file hồ sơ.

Tham khảo: Hướng dẫn đơn vị nghiệp vụ báo giảm lao động trên phần mềm eBH

Quy định về báo giảm BHXH

Cơ sở pháp lý Quyết định 959/QĐ-BHXH.

Căn cứ Khoản 1 Điều 38 Quyết định 959/QĐ-BHXH quy định về quản lý đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội như sau:

1. Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN

1.7. Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng BHXH tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng BHXH, trừ trường hợp nghỉ việc hưởng chế độ thai sản.

Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định của pháp luật về BHXH thì không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN nhưng vẫn được hưởng quyền lợi BHYT.

1.8. Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định của pháp luật về BHXH thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHTN, thời gian này vẫn được tính là thời gian tham gia BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN; phải đóng BHYT do cơ quan BHXH đóng.”

Như vậy, theo quy định trên, nếu sau thời gian nghỉ thai sản, người lao động không quay trở lại làm việc thì về nguyên tắc công ty phải báo tăng người lao động tham gia bảo hiểm xã hội sau khi báo tăng thì người sử dụng lao động báo giảm người lao động tham gia bảo hiểm xã hội.

Cơ quan bảo hiểm xã hội yêu cầu sau 03 tháng kể từ khi báo tăng, công ty thực hiện thủ tục báo giảm lao động tham gia bảo hiểm là không có căn cứ và không đúng quy định pháp luật.

Thời hạn báo giảm BHXH

Khi có phát sinh giảm thì đơn vị báo giảm từ ngày 01 tháng sau, nhưng vẫn phải đóng giá trị thẻ BHYT của tháng sau. Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.

Báo giảm BHXH chậm có bị phạt không?

Khi có phát sinh giảm NLĐ, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó).

Nếu doanh nghiệp báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì được xem là báo giảm lao động chậm.

Cơ sở pháp lý – Quyết định 595/QĐ-BHXH

Căn cứ điểm 2.1 khoản 2 điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định:

“Điều 50. Trách nhiệm của người tham gia, đơn vị, Đại lý thu

  1. Trách nhiệm của đơn vị, Đại lý thu

2.1. Đơn vị

a) Thực hiện lập, nộp hồ sơ; trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo đúng quy trình, quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.”

Bên cạnh đó, Điểm 9.6 Mục 9 Công văn 1734/BHXH-QLT hướng dẫn về trường hợp báo giảm chậm như sau:

  1. Quy định về cấp và quản lý thẻ BHYT

9.7. …. Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì phải phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp và thẻ có giá trị sử dụng hết tháng đó. Cơ quan BHXH không thu hồi thẻ các trường hợp báo giảm.

Ví dụ: NLĐ thôi việc 28/06/2020, doanh nghiệp báo giảm vào ngày 01/07/2020 thì đóng BHYT hết tháng 7/2020; không đóng BHXH, BHTN tháng 7/2020.

Và Điểm 10.3 Mục 10 Công văn 1734/BHXH-QLT quy định:

“10. Thời hạn khai báo hồ sơ

10.3. Khi có phát sinh giảm thì đơn vị báo giảm từ ngày 01 tháng sau, tuy nhiên phải đóng giá trị thẻ BHYT của tháng sau. Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.”

Như vậy, theo quy định trên thì khi phát sinh giảm người tham gia BHYT thì doanh nghiệp phải kịp thời lập danh sách giảm gửi cơ quan BHXH. Trong trường hợp báo giảm chậm, doanh nghiệp phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng hết tháng đó.

Kết luận

Báo giảm BHXH sau khi có sự điều chỉnh giảm về số lượng trong công ty và doanh nghiệp là nghiệp vụ mà người kê khai BHXH của Doanh nghiệp cần thiết phải xử lý. Việc báo chậm giảm BHXH không bị phạt tuy nhiên Doanh nghiệp vẫn phải trả phí BHYT cho tháng giảm chậm đó. Hy vọng rằng bài viết trên đây đã mang lại cho bạn đọc những kiến thức hữu ích nhất.

Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết này.

Bài viết liên quan

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*