Trong quá trình sử dụng, không ít người gặp tình huống làm mất USB Token và lo ngại dữ liệu hoặc chữ ký số sẽ bị người khác lợi dụng. Vậy mất USB Token có bị lộ dữ liệu không? Có cần khóa chứng thư số ngay hay không? Bài viết dưới đây BHXH sẽ giúp bạn hiểu rõ cơ chế bảo mật của USB Token cũng như cách xử lý đúng để hạn chế rủi ro.

1. USB Token bị mất có bị lộ dữ liệu không?

Trong đa số trường hợp, mất USB Token không đồng nghĩa với việc dữ liệu hoặc chữ ký số bị lộ ngay lập tức. Lý do là bởi USB Token được thiết kế với nhiều lớp bảo mật nhằm bảo vệ khóa bí mật (Private Key) và chứng thư số của người sử dụng.

Các cơ chế bảo mật phổ biến gồm:

• Khóa bí mật được lưu trữ bên trong USB Token và không thể sao chép trực tiếp ra bên ngoài.
• Mọi thao tác ký số đều phải thông qua thiết bị Token.
• Người dùng phải nhập đúng mã PIN mới có thể sử dụng USB Token.
• Sau nhiều lần nhập sai mã PIN liên tiếp, thiết bị sẽ tự khóa để ngăn chặn việc dò mật khẩu.

Nhờ các cơ chế này, nếu người khác chỉ nhặt được USB Token nhưng không biết mã PIN thì thông thường sẽ không thể sử dụng chữ ký số để thực hiện giao dịch điện tử. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là người dùng có thể hoàn toàn chủ quan.

2. Những rủi ro có thể xảy ra khi bị mất USB Token

Mặc dù USB Token được bảo mật tốt, nhưng vẫn tồn tại một số rủi ro trong các trường hợp sau:

• Mã PIN bị lộ

Nếu người khác đồng thời có được USB Token và biết mã PIN, họ có thể sử dụng chứng thư số để ký điện tử trong phạm vi chứng thư số còn hiệu lực.

Đây là lý do người dùng tuyệt đối không nên:

• Ghi mã PIN lên USB Token.
• Lưu mã PIN trong giấy tờ để cùng với Token.
• Chia sẻ mã PIN cho nhiều người nếu không thực sự cần thiết.
• USB Token bị thất lạc trong nội bộ doanh nghiệp

Ở nhiều doanh nghiệp, USB Token được giao cho nhiều nhân viên cùng sử dụng. Nếu thiết bị bị thất lạc nhưng không được phát hiện sớm, người đang biết mã PIN vẫn có thể sử dụng Token để ký số trái với quy trình quản lý nội bộ.

>>> Xem thêm: dịch vụ chữ ký số

3. Cần làm gì khi bị mất USB Token?

Khi phát hiện USB Token bị thất lạc, người dùng nên thực hiện ngay các bước dưới đây để đảm bảo an toàn cho chữ ký số.

Kiểm tra USB đã bị mất hay để quên tại văn phòng. 

3.1. Kiểm tra lại khả năng thất lạc

Trước tiên, hãy xác định xem USB Token chỉ bị để quên tại văn phòng, ở nhà hay thực sự đã bị mất. Nếu không thể tìm thấy sau khi kiểm tra, nên xử lý như trường hợp mất thiết bị.

3. 2. Thông báo ngay cho đơn vị quản lý

Đối với doanh nghiệp, người làm mất USB Token cần báo ngay cho:

• Người đại diện theo pháp luật.
• Bộ phận CNTT.
• Bộ phận kế toán hoặc người quản lý chữ ký số.

Việc thông báo sớm giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát các giao dịch phát sinh.

3.3. Liên hệ nhà cung cấp chữ ký số

Người sử dụng nên liên hệ ngay đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để:

• Báo mất USB Token.
• Đề nghị tạm ngừng hoặc thu hồi chứng thư số nếu cần.
• Được hướng dẫn cấp lại USB Token hoặc thiết bị ký số mới.

Đây là bước quan trọng nhằm hạn chế nguy cơ chứng thư số bị sử dụng trái phép.

3.4. Theo dõi các giao dịch điện tử

Sau khi báo mất, nên kiểm tra:

• Hóa đơn điện tử đã phát hành.
• Hồ sơ thuế đã gửi.
• Giao dịch trên các hệ thống dịch vụ công.
• Các hợp đồng điện tử đã ký.

Nếu phát hiện giao dịch bất thường, cần thông báo ngay cho cơ quan hoặc tổ chức liên quan để được hỗ trợ.

4. Làm thế nào để hạn chế rủi ro khi sử dụng USB Token?

Ngoài việc xử lý khi mất thiết bị, người dùng cũng nên áp dụng một số biện pháp phòng ngừa để bảo vệ chữ ký số.

• Đặt mã PIN có độ bảo mật cao

Không nên sử dụng các mã PIN đơn giản như: 123456 hoặc 000000, ngày tháng năm sinh, số điện thoại. Nên thay đổi mã PIN định kỳ nếu USB Token được sử dụng thường xuyên.

• Không chia sẻ USB Token

USB Token là thiết bị gắn với chứng thư số của cá nhân hoặc doanh nghiệp. Không nên cho người khác mượn hoặc sử dụng chung nếu không có quy trình quản lý rõ ràng.

Không chia sẻ USB Token với người khác. 

• Cất giữ thiết bị an toàn

Sau khi sử dụng, nên: Rút USB Token khỏi máy tính, cất tại nơi an toàn, không để cùng giấy ghi mã PIN.

• Xây dựng quy trình quản lý nội bộ

Đối với doanh nghiệp có nhiều người sử dụng chữ ký số, nên quy định rõ:

• Người chịu trách nhiệm quản lý USB Token.
• Quy trình bàn giao.
• Quy trình sử dụng.
• Quy trình xử lý khi mất hoặc hỏng thiết bị.

Tóm lại, mất USB Token không đồng nghĩa với việc dữ liệu hoặc chữ ký số sẽ bị lộ ngay, bởi thiết bị được bảo vệ bằng mã PIN và cơ chế lưu trữ khóa bí mật an toàn. Tuy nhiên, người dùng vẫn cần chủ động báo mất, liên hệ nhà cung cấp chữ ký số và theo dõi các giao dịch phát sinh để hạn chế tối đa rủi ro. Đồng thời, việc quản lý USB Token đúng cách và xây dựng quy trình bảo mật phù hợp sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số an toàn và hiệu quả hơn.